Politika privatnosti

1. Rukovalac

Rukovalac je IRSE, računarska infrastruktura i obrada podataka, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenija. Za pitanja o privatnosti koristite SMailOS opciju za kontakt.

2. Podaci koje obrađujemo

Obrađujemo podatke o nalogu i kompaniji, status pretplate i plaćanja, podešavanja, bezbednosne događaje i podatke koje unosite ili povezujete preko e-pošte, društvenih mreža, dokumenata, CRM-a i drugih modula.

3. Svrhe i pravni osnovi

Podatke obrađujemo radi izvršenja SMailOS ugovora i funkcija, zaštite bezbednosti i sprečavanja zloupotrebe, pružanja podrške i naplate i ispunjavanja zakonskih obaveza. Kada je potreban pristanak, može se opozvati za ubuduće.

4. E-pošta i povezani kanali

Vi kontrolišete dozvole za povezane naloge e-pošte i društvenih mreža. Spoljni provajder ostaje izvor istine. SMailOS može čuvati operativnu lokalnu keš memoriju, indeks, metapodatke i sadržaj potreban za omogućene funkcije i dozvoljene kvote, umesto trajne potpune kopije spoljnog naloga.

5. AI obrada

Kada koristite AI funkciju, podatke potrebne za zahtev može obraditi podešeni AI provajder. Obim zavisi od omogućene funkcije, dozvola i podešavanja. Rezultate AI ne smatrajte nepogrešivim činjenicama.

6. Obrađivači i prenosi

Možemo koristiti ugovorne provajdere za hosting, plaćanja, komunikaciju, bezbednost i AI. Stripe obrađuje podatke o plaćanju u skladu sa sopstvenim uslovima. Kada se podaci prenose izvan EEP-a, po potrebi se primenjuju odgovarajuće pravne zaštitne mere.

7. Čuvanje i brisanje

Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za uslugu, bezbednost, naplatu, zakonske obaveze i zahteve. Operativne keš memorije i indeksi mogu se rotirati ili brisati u skladu sa kvotama i pravilima životnog ciklusa.

8. Kolačići

Neophodni kolačići podržavaju sesije, bezbednost, jezik i osnovni rad. Opcioni analitički ili marketinški kolačići koriste se samo kada su omogućeni i kada je za njih dat odgovarajući pristanak. Svoj izbor kasnije možete obrisati u podešavanjima pregledača.

9. Vaša prava

U skladu sa GDPR-om, u zavisnosti od okolnosti, možete zatražiti pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade ili prenosivost podataka, odnosno uložiti prigovor, a možete podneti i pritužbu nadležnom nadzornom organu.

10. Bezbednost i izmene

Koristimo tehničke i organizacione zaštitne mere, uključujući kontrolu pristupa i revizijske tragove. Ovu politiku možemo ažurirati kada se promene usluga ili propisi; aktuelna verzija je objavljena ovde.

11. Google korisnički podaci i Google Workspace API-ji

Kada korisnik dobrovoljno poveže Google ili Gmail nalog sa SMailOS-om, SMailOS pristupa samo Google korisničkim podacima obuhvaćenim OAuth dozvolama koje je korisnik izričito dao. U zavisnosti od datih dozvola, to može uključivati osnovne informacije o Google nalogu i Gmail podatke potrebne za SMailOS funkcije, uključujući sadržaj i metapodatke poruka, identifikatore poruka i niti, oznake, nacrte i druge podatke potrebne za prikaz, sinhronizaciju, pretragu, organizovanje, odgovaranje, slanje ili drugo upravljanje e-poštom.

12. Kako koristimo Google korisničke podatke

Google korisnički podaci koriste se samo za pružanje ili poboljšanje SMailOS funkcija namenjenih korisniku koje korisnik vidi, omogući ili izričito zatraži, kao što su povezivanje Gmail naloga, sinhronizacija i prikaz e-pošte, pretraga i organizovanje poruka, priprema odgovora, slanje e-pošte i upravljanje e-poštom. SMailOS ne prodaje Google korisničke podatke i ne koristi ih za oglašavanje, ponovno ciljanje oglasa, utvrđivanje kreditne sposobnosti niti za izradu baza podataka za prodaju trećim stranama.

13. Deljenje, prenos i otkrivanje Google korisničkih podataka

SMailOS ne prodaje Google korisničke podatke. Google korisnički podaci mogu se deliti samo sa pružaocima usluga infrastrukture, hostinga, bezbednosti ili obrade koji deluju u naše ime i samo u meri potrebnoj za pružanje funkcija koje je korisnik zatražio ili omogućio. Takvi pružaoci mogu koristiti podatke samo za ugovorenu svrhu usluge i moraju primenjivati odgovarajuće mere zaštite podataka. Podaci se mogu otkriti i kada to zahteva važeći zakon ili pravni postupak, u svrhu bezbednosti ili sprečavanja zloupotrebe, ili kada to korisnik izričito zatraži ili odobri.

14. Zaštita Google korisničkih podataka

SMailOS primenjuje tehničke i organizacione mere osmišljene za zaštitu Google korisničkih podataka od neovlašćenog pristupa, otkrivanja, izmene, gubitka ili uništenja. Podaci koji se prenose između korisnika i SMailOS-a zaštićeni su HTTPS/TLS vezama. Pristup produkcijskim sistemima, bazama podataka, akreditivima i OAuth tokenima ograničen je putem autentifikacije, autorizacije i dozvola na serveru ili bazi podataka na osobe ili sistemske procese kojima je pristup potreban za pružanje usluge. OAuth akreditivi i tokeni tretiraju se kao poverljive informacije.

15. Čuvanje, prekid veze i brisanje

Google korisnički podaci i povezani keširani ili indeksirani podaci čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno za pružanje povezanih funkcija, zaštitu usluge, rešavanje tehničkih problema ili ispunjavanje važećih zakonskih obaveza. Korisnik može prekinuti vezu Google naloga sa SMailOS-om i opozvati ranije date dozvole preko svog Google naloga. Kada Google korisnički podaci više nisu potrebni za zahtevanu funkciju ili kada se podnese valjan zahtev za brisanje, podaci se brišu ili anonimizuju u skladu sa važećim procedurama čuvanja, osim ako zakon ne zahteva dalje čuvanje.

16. Veštačka inteligencija i Google podaci

Kada korisnik izričito pokrene SMailOS funkciju zasnovanu na AI, samo podaci potrebni za pružanje zahtevane funkcije namenjene korisniku mogu se obraditi preko odgovarajućeg pružaoca usluga koji deluje u tu svrhu. Podaci dobijeni preko Google Workspace API-ja ne koriste se za razvoj, poboljšanje ili obučavanje opštih ili nepersonalizovanih modela veštačke inteligencije ili mašinskog učenja.

17. Google API ograničeno korišćenje

Korišćenje i prenos informacija koje SMailOS dobija od Google API-ja usklađeni su sa Politikom korisničkih podataka Google API usluga (Google API Services User Data Policy), uključujući zahteve za ograničeno korišćenje (Limited Use).
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API usluge i YouTube korisnički podaci

SMailOS koristi YouTube API usluge tek nakon što korisnik izričito poveže i ovlasti YouTube nalog. SMailOS koristi YouTube Data API i povezane YouTube API usluge samo za funkcije namenjene korisniku koje je korisnik zatražio. Google politika privatnosti dostupna je na adresi https://policies.google.com/privacy, a Uslovi korišćenja usluge YouTube na adresi https://www.youtube.com/t/terms. Korisnici mogu pregledati ili opozvati pristup SMailOS-a u Google bezbednosnim podešavanjima na adresi https://security.google.com/settings/security/permissions. SMailOS koristi YouTube Data API i povezane YouTube API usluge samo za funkcije namenjene korisniku koje je korisnik zatražio. Google politika privatnosti dostupna je na adresi https://policies.google.com/privacy, a Uslovi korišćenja usluge YouTube na adresi https://www.youtube.com/t/terms. Korisnici mogu pregledati ili opozvati pristup SMailOS-a u Google bezbednosnim podešavanjima na adresi https://security.google.com/settings/security/permissions. U zavisnosti od omogućenih SMailOS funkcija i datih dozvola, SMailOS može pristupati i obrađivati identitet ovlašćenog kanala, metapodatke kanala i video zapisa, komentare i odgovore, kao i podatke potrebne za izvršavanje YouTube radnji koje je korisnik zatražio. Ovi podaci se koriste za sinhronizaciju i prikaz YouTube sadržaja u SMailOS-u i za pružanje funkcija koje pokreće korisnik, kao što su objavljivanje ili brisanje video zapisa, objavljivanje komentara ili odgovaranje na njih i moderiranje ili brisanje komentara. YouTube korisnički podaci se ne prodaju i ne koriste za oglašavanje. Pristup, deljenje, zaštita, čuvanje, brisanje, AI obrada i ograničeno korišćenje Google i YouTube podataka uređeni su odredbama o Google podacima u ovoj Politici privatnosti. Za ovlašćene YouTube podatke (YouTube Authorized Data), SMailOS briše sačuvane podatke što je pre moguće, a najkasnije u roku od 7 kalendarskih dana nakon što korisnik zatraži brisanje, obriše SMailOS nalog ili opozove saglasnost putem SMailOS mehanizma za opoziv. Ako se pristup opozove putem Google bezbednosnih podešavanja ili SMailOS više ne može da osveži ili potvrdi ovlašćenje, povezani API podaci brišu se što je pre moguće, a najkasnije u roku propisanom važećom YouTube politikom. Ostali sačuvani YouTube API podaci osvežavaju se ili brišu najmanje svakih 30 kalendarskih dana kada to zahtevaju Smernice za programere YouTube API usluga. Brisanje podataka iz SMailOS-a ne briše sadržaj koji čuva YouTube; da bi uklonili sadržaj koji čuva YouTube, korisnici moraju koristiti YouTube ili ovlašćenog API klijenta koji podržava brisanje. Za ovlašćene YouTube podatke (YouTube Authorized Data), SMailOS briše sačuvane podatke što je pre moguće, a najkasnije u roku od 7 kalendarskih dana nakon što korisnik zatraži brisanje, obriše SMailOS nalog ili opozove saglasnost putem SMailOS mehanizma za opoziv. Ako se pristup opozove putem Google bezbednosnih podešavanja ili SMailOS više ne može da osveži ili potvrdi ovlašćenje, povezani API podaci brišu se što je pre moguće, a najkasnije u roku propisanom važećom YouTube politikom. Ostali sačuvani YouTube API podaci osvežavaju se ili brišu najmanje svakih 30 kalendarskih dana kada to zahtevaju Smernice za programere YouTube API usluga. Brisanje podataka iz SMailOS-a ne briše sadržaj koji čuva YouTube; da bi uklonili sadržaj koji čuva YouTube, korisnici moraju koristiti YouTube ili ovlašćenog API klijenta koji podržava brisanje.

Merenje korišćenja AI

Radi pružanja AI funkcija, primene ograničenja paketa, sprečavanja zloupotrebe, održavanja bezbednosti, podrške naplati i planiranja kapaciteta, možemo obrađivati informacije o korišćenju AI, kao što su broj zahteva ili radnji, korišćeni model ili provajder, procenjeni ili stvarni broj tokena, vremenske oznake, povezani nalog kompanije i tehnički metapodaci. Sadržaj upita i rezultata obrađuje se samo u meri potrebnoj za omogućenu funkciju, bezbednost i ugovorenu uslugu, a po potrebi može biti poslat podešenom AI provajderu radi izvršenja zahteva.

Evidencija o korišćenju AI, kreditima i kupovinama

Radi primene AI ograničenja, zaštite usluge, podrške naplati i izveštavanja za nalog i administraciju platforme, SMailOS beleži metrike korišćenja AI na nivou kompanije, vremenske oznake, dodele kredita, promene AppSumo nivoa i kupovine unapred plaćenih AI kredita. Evidencija o kupovini može sadržati broj kredita, iznos, valutu i referencu Stripe-a ili tržišta (marketplace). SMailOS ne mora da čuva potpune podatke o platnoj kartici. Ove evidencije se čuvaju samo onoliko dugo koliko je potrebno za rad usluge, računovodstvo, sprečavanje prevara, rešavanje sporova ili zakonske obaveze. Komercijalni izraz kao što je „doživotni“ ne znači trajno čuvanje ličnih podataka; trajanje usluge uređeno je Uslovima korišćenja.

Korisnički podaci iz Google-a (Gmail)

Ovaj odeljak je poslednji put ažuriran 2026-10-27.

Ovaj odeljak opisuje kako SMailOS postupa sa podacima koje dobija od Google-a kada povežete Gmail ili Google Workspace poštansko sanduče. Tamo gde je konkretniji od ostalih odeljaka ove politike, za korisničke podatke iz Google-a primenjuje se ovaj odeljak.

Podaci kojima pristupamo i zašto

SMailOS traži od Google-a jednu dozvolu: za čitanje, sastavljanje, slanje i organizovanje e-pošte u ovom poštanskom sandučetu (Gmail opseg gmail.modify). SMailOS je koristi samo za funkcije koje vidite u aplikaciji:

• prikazivanje vaših poruka u SMailOS prijemnom sandučetu i omogućavanje otvaranja i preuzimanja njihovih priloga;
• označavanje poruka kao pročitanih ili nepročitanih i usklađivanje oznaka sa Gmail-om;
• premeštanje poruka u neželjenu poštu kada ih u SMailOS-u označite kao neželjene;
• premeštanje poruka u Gmail otpad kada ih obrišete u SMailOS-u i njihovo vraćanje iz otpada;
• slanje odgovora, prosleđenih i novih poruka koje napišete;
• opcione AI funkcije opisane u nastavku.

SMailOS čuva kopije vaših poruka i njihove metapodatke kako bi prijemno sanduče radilo brzo. Google pristupni tokeni se čuvaju šifrovani.

Ko može da vidi ovo poštansko sanduče

Lično poštansko sanduče vidljivo je samo vama i kolegama kojima izričito date pristup. Vlasnici kompanije, administratori i osoblje SMailOS-a ne mogu da ga otvore na osnovu svoje uloge. Deljeno poštansko sanduče vidljivo je članovima kompanije kojima je dodeljeno.

AI obrada korisničkih podataka iz Google-a

SMailOS nudi opcione AI funkcije za e-poštu: analizu i rezimee, nacrte odgovora, pametnu pretragu, prepoznavanje hladnih kontakata, CRM uvide i AI agente. Neke od njih se pokreću kada ih vi pokrenete, a druge automatski u pozadini, na primer analiza nove pošte ili izgradnja indeksa pretrage.

Za AI obradu vašeg Gmail sadržaja potrebna je posebna saglasnost. Automatska AI obrada (u pozadini) pokreće se za lično poštansko sanduče tek kada je dozvolite u Podešavanja → Privatnost za AI i Gmail, a AI radnje koje sami pokrenete zahtevaju jednokratnu potvrdu. Saglasnost možete povući u bilo kom trenutku.

AI obrada Gmail sadržaja odvija se isključivo na Google Cloud Vertex AI u Evropskoj uniji (region europe-west3). Šalje se samo ono što je potrebno za zadatak: naslov, ime i e-adresa pošiljaoca, e-adresa primaoca, podatak da li je svaka poruka primljena ili poslata, datum i vreme svake poruke i skraćeni tekst poruke (pametna pretraga koristi i Gmail-ov kratki pregled teksta, snippet), bez citirane istorije, potpisa, priloga i prepoznatljivih tajni.

Gmail sadržaj se nikada ne šalje drugim AI provajderima, uključujući OpenAI ključ koji je vaša kompanija povezala.

SMailOS ne koristi korisničke podatke iz Google-a za oglašavanje, ne prodaje ih i ne koristi ih za obučavanje opštih AI modela ili modela mašinskog učenja. Za svaki prenos AI provajderu SMailOS beleži koji su provajder, model i svrha korišćeni, ali ne i sadržaj.

Pristup ljudi

Niko u SMailOS-u ne čita vaše Gmail podatke, osim ako to od nas zatražite i date saglasnost (na primer u zahtevu za podršku), ako je to neophodno iz bezbednosnih razloga, kao što je istraga zloupotrebe, ili ako je to potrebno radi usklađenosti sa važećim zakonom. Osoblje SMailOS-a ne može da otvori lična poštanska sandučad.

Pružaoci usluga koji primaju korisničke podatke iz Google-a

Korisničke podatke iz Google-a obrađuju:

• Google Cloud (Vertex AI), region europe-west3 u Evropskoj uniji, za gore opisane AI funkcije;
• naš hosting provajder Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.) (serveri u: Slovenija (EU)), koji čuva bazu podataka i datoteke SMailOS-a, uključujući gore opisane kopije pošte.

Čuvanje i brisanje

Kada prekinete vezu sa ovim poštanskim sandučetom, SMailOS odmah traži od Google-a da opozove njegov pristup, briše pristupne tokene i zaustavlja sinhronizaciju. Sačuvane poruke i sve što je iz njih izvedeno (AI rezimei i nacrti, indeks pretrage, CRM unosi i obaveštenja napravljena na osnovu njih) trajno se brišu 30 dana nakon prekida veze.

Kada obrišete svoj SMailOS nalog, SMailOS na isti način prekida vezu sa svakim ličnim poštanskim sandučetom koje ste povezali. Deljena poštanska sandučad pripadaju kompaniji i ostaju joj dostupna.

Ako uklonite SMailOS u svom Google nalogu, SMailOS to otkriva pri sledećoj sinhronizaciji, briše sačuvane tokene, zaustavlja sinhronizaciju i obaveštava vas. Sačuvani podaci se zatim brišu nakon istog perioda.

Dok je poštansko sanduče povezano, AI kopije njegove pošte (AI analize i nacrti, kao i tekst poslat AI-u) brišu se ili prazne nakon 90 dana, dnevnici Gmail sinhronizacije brišu se nakon 30 dana, a revizijski zapisi AI prenosa bez sadržaja nakon 365 dana.

Obrisani podaci ostaju u rezervnim kopijama hosting provajdera dok one ne isteknu, obično u roku od oko 3 meseci.

Pristup SMailOS-a možete u bilo kom trenutku ukloniti i u svom Google nalogu (myaccount.google.com/permissions).

Bezbednost

Podaci iz Google-a prenose se preko šifrovanih veza, Google pristupni tokeni i tokeni za osvežavanje čuvaju se šifrovani, pristup unutar kompanije ograničen je kako je gore opisano, a vlasnici kompanije, administratori i osoblje SMailOS-a moraju da se prijavljuju pomoću višefaktorske autentifikacije.

Brisanje i drugi zahtevi

Vezu sa poštanskim sandučetom možete prekinuti ili obrisati nalog i sami, kako je opisano na stranici za brisanje podataka. Da biste zatražili brisanje ili kopiju svojih podataka, ili ako ne možete da se prijavite, obratite nam se preko SMailOS kontakt stranice. Brisanje podataka

Možete pisati i našem kontaktu za privatnost: privacy@smailos.com

SMailOS's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Politika o korisničkim podacima usluga Google API (Google API Services User Data Policy)

Korišćenje i prenos informacija koje SMailOS dobija preko Google API-ja u bilo koju drugu aplikaciju biće u skladu sa Politikom o korisničkim podacima usluga Google API, uključujući zahteve ograničene upotrebe (Limited Use).

Hosting, lokacija skladištenja i rezervne kopije

Poslednje ažuriranje: 2026-10-23

SMailOS hostuje Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.), Ljubljana, Slovenija, EU. Serveri na kojima se čuvaju baza podataka i datoteke SMailOS-a, uključujući kopije e-pošte, nalaze se u: Slovenija (EU).

Hosting provajder pravi dnevne rezervne kopije, koje se čuvaju oko 14 dana, i mesečne rezervne kopije, koje se čuvaju najmanje 3 meseci. Pojedinačni zapisi se ne uklanjaju iz postojećih rezervnih kopija, pa podaci koje vi ili mi obrišemo nestaju iz rezervnih kopija kako one ističu, obično u roku od oko 3 meseci.

E-pošta koju šalje sam SMailOS, na primer obaveštenja, pozivnice i poruke za verifikaciju, isporučuje se preko servera za poštu hosting provajdera.

Kontakt za privatnost

Za pitanja o ovoj politici ili vašim podacima o ličnosti, ili da biste ostvarili svoja prava, pišite na: privacy@smailos.com

Rezime u skladu sa članom 13 GDPR-a

Rukovalac: IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenija, Evropska unija. Matični broj 7526733000, poreski broj 67183972. Pitanja i zahtevi u vezi sa privatnošću: privacy@smailos.com ili kontakt obrazac na našem veb-sajtu.

Pravni osnovi: izvršenje našeg ugovora sa vama (čl. 6(1)(b) GDPR) za vaš nalog i uslugu; zakonske obaveze (čl. 6(1)(c)) za račune i računovodstvo; naš legitimni interes (čl. 6(1)(f)) za bezbednost, sprečavanje zloupotreba i servisne poruke; vaš pristanak (čl. 6(1)(a)) za opcione kolačiće, Meta Pixel i funkcije koje ga traže.

Primaoci i prenosi: obrađivači i zaštitne mere opisani su iznad u odeljcima „Obrađivači i prenosi“ i „Hosting, lokacija skladištenja i rezervne kopije“. Google i Meta primaju podatke samo uz vašu saglasnost. Uz vašu saglasnost, Google Analytics meri i koji su Google oglasi doveli do registracije ili kupovine; ove podatke ne koristimo za personalizaciju oglasa.

Čuvanje: podatke naloga čuvamo dok je vaš nalog aktivan, a zatim ih brišemo kako je opisano iznad u odeljku „Čuvanje i brisanje“. Računi i računovodstvene evidencije čuvaju se u rokovima propisanim slovenačkim poreskim i računovodstvenim propisima (po pravilu 10 godina).

Vaša prava: pristup, ispravka, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor. Zahteve šaljite na privacy@smailos.com. Odgovaramo bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku od mesec dana; za složene zahteve ovaj rok se može produžiti za još dva meseca, o čemu ćemo vas obavestiti.

Povlačenje pristanka: pristanak možete povući u bilo kom trenutku, za kolačiće pomoću linka „Podešavanja kolačića“ na dnu svake stranice, a za AI funkcije u svojim podešavanjima. Povlačenje ne utiče na obradu izvršenu pre njega.

Pritužba: pritužbu možete podneti Povereniku za informacije Republike Slovenije (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si, ili nadzornom organu u svojoj zemlji EU.

Davanje podataka: podaci potrebni za otvaranje naloga i obradu plaćanja neophodni su za zaključenje i izvršenje ugovora; bez njih ne možemo da pružimo uslugu. Svi ostali podaci su opcioni.

Deca: SMailOS je usluga za kompanije i nije namenjen licima mlađim od 16 godina.

Lista kolačića