Nazaj na SMailOS

Politika zasebnosti

Zadnja posodobitev: 1. september 2026

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke SMailOS obdeluje, zakaj jih obdeluje in katere pravice imate.

1. Upravljavec

Upravljavec je IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenija. Za vprašanja glede zasebnosti uporabite kontaktno možnost v SMailOS.

2. Katere podatke obdelujemo

Obdelujemo podatke o računu in workspace-u, naročnini in plačilnem statusu, nastavitvah, varnostnih dogodkih ter podatke, ki jih uporabnik vnese ali poveže prek e-pošte, družbenih omrežij, dokumentov, CRM-ja in drugih modulov.

3. Nameni in pravne podlage

Podatke obdelujemo za izvajanje pogodbe in funkcij SMailOS, varnost in preprečevanje zlorab, podporo, obračunavanje ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Kadar je potrebno soglasje, ga lahko uporabnik prekliče za naprej.

4. E-pošta in povezani kanali

Pri povezanih e-poštnih in socialnih računih uporabnik določi dovoljenja. Zunanji ponudnik ostaja izvorni vir podatkov. SMailOS lahko hrani operativni lokalni cache, indeks, metapodatke in vsebino, potrebno za omogočene funkcije in dovoljene kvote, namesto trajne kopije celotnega zunanjega računa.

5. AI obdelava

Ko uporabnik uporabi AI funkcijo, se lahko podatki, potrebni za zahtevo, obdelajo pri konfiguriranem AI ponudniku. Obseg je odvisen od omogočene funkcije, dovoljenj in nastavitev. AI rezultatov ne obravnavajte kot nezmotljivo dejstvo.

6. Obdelovalci in prenosi

Za gostovanje, plačila, komunikacijo, varnost in AI lahko uporabljamo pogodbeno vezane ponudnike. Stripe obdeluje plačilne podatke po svojih pravilih. Pri prenosih izven EGP se uporabljajo ustrezni pravni zaščitni mehanizmi, kadar so zahtevani.

7. Hramba in izbris

Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za storitev, varnost, obračunavanje, zakonske obveznosti in uveljavljanje zahtevkov. Operativni cache in indeksi se lahko rotirajo ali izbrišejo glede na kvote in življenjski cikel.

8. Piškotki

Nujni piškotki se uporabljajo za sejo, varnost, jezik in osnovno delovanje. Izbirni analitični ali marketinški piškotki se uporabljajo le, kadar so omogočeni in je za njih podano ustrezno soglasje. Izbiro lahko pozneje izbrišete v nastavitvah brskalnika.

9. Vaše pravice

V skladu z GDPR lahko glede na okoliščine zahtevate dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost ali ugovor ter vložite pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

10. Varnost in spremembe

Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, vključno z nadzorom dostopa in revizijskimi sledmi. Politiko lahko posodobimo zaradi sprememb storitve ali zakonodaje; aktualna različica je objavljena na tej strani.

11. Google uporabniški podatki in Google Workspace API-ji

Ko uporabnik prostovoljno poveže svoj Google oziroma Gmail račun s SMailOS, SMailOS dostopa samo do Google uporabniških podatkov, za katere je uporabnik izrecno odobril zahtevana OAuth dovoljenja. Glede na odobrena dovoljenja to lahko vključuje osnovne podatke Google računa ter Gmail podatke, potrebne za funkcije SMailOS, vključno z vsebino in metapodatki sporočil, identifikatorji sporočil in pogovorov, oznakami, osnutki ter drugimi podatki, potrebnimi za prikaz, sinhronizacijo, iskanje, organiziranje, odgovarjanje, pošiljanje ali drugo upravljanje e-pošte.

12. Kako uporabljamo Google uporabniške podatke

Google uporabniške podatke uporabljamo samo za zagotavljanje oziroma izboljševanje uporabniških funkcij SMailOS, ki jih uporabnik vidi, omogoči ali izrecno zahteva, kot so povezava Gmail računa, sinhronizacija in prikaz e-pošte, iskanje in organiziranje sporočil, priprava odgovorov, pošiljanje in upravljanje e-pošte. SMailOS Google uporabniških podatkov ne prodaja ter jih ne uporablja za oglaševanje, ponovno ciljanje oglasov, določanje kreditne sposobnosti ali ustvarjanje podatkovnih baz za prodajo tretjim osebam.

13. Deljenje, prenos in razkritje Google uporabniških podatkov

SMailOS Google uporabniških podatkov ne prodaja. Google uporabniški podatki se lahko posredujejo samo ponudnikom infrastrukture, gostovanja, varnosti ali obdelave, ki delujejo v našem imenu, in samo v obsegu, potrebnem za zagotavljanje funkcije, ki jo je uporabnik zahteval ali omogočil. Takšni ponudniki lahko podatke uporabljajo samo za dogovorjeni namen storitve in morajo uporabljati ustrezne ukrepe za zaščito podatkov. Podatke lahko razkrijemo tudi, kadar to zahteva veljavna zakonodaja ali pravni postopek, zaradi varnosti oziroma preprečevanja zlorab ali kadar uporabnik takšno razkritje izrecno zahteva oziroma odobri.

14. Zaščita Google uporabniških podatkov

SMailOS uporablja tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito Google uporabniških podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo, izgubo ali uničenjem. Prenos podatkov med uporabnikom in SMailOS poteka prek zaščitenih HTTPS/TLS povezav. Dostop do produkcijskih sistemov, podatkovnih baz, poverilnic in OAuth žetonov je z avtentikacijo, avtorizacijo ter strežniškimi oziroma podatkovnimi pravicami omejen na osebe ali sistemske procese, ki tak dostop potrebujejo za zagotavljanje storitve. OAuth poverilnice in žetoni se obravnavajo kot zaupni podatki.

15. Hramba, prekinitev povezave in izbris

Google uporabniške podatke ter povezane predpomnjene ali indeksirane podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje povezane funkcije, varovanje storitve, odpravljanje tehničnih težav ali izpolnjevanje veljavnih pravnih obveznosti. Uporabnik lahko prekine povezavo svojega Google računa s SMailOS in lahko prek svojega Google računa prekliče predhodno podeljena dovoljenja. Ko Google uporabniški podatki niso več potrebni za zahtevano funkcijo oziroma ko je podana veljavna zahteva za izbris, se podatki izbrišejo ali anonimizirajo v skladu z veljavnimi postopki hrambe, razen če zakon zahteva njihovo nadaljnjo hrambo.

16. Umetna inteligenca in Google podatki

Kadar uporabnik izrecno uporabi funkcijo SMailOS z umetno inteligenco, se lahko samo podatki, potrebni za izvedbo zahtevane uporabniške funkcije, obdelajo prek ustreznega ponudnika storitve, ki deluje za ta namen. Podatki, pridobljeni prek Google Workspace API-jev, se ne uporabljajo za razvoj, izboljševanje ali učenje splošnih oziroma nepersonaliziranih modelov umetne inteligence ali strojnega učenja.

17. Google API Limited Use

Uporaba in prenos informacij, ki jih SMailOS prejme iz Google API-jev, sta skladna z Google API Services User Data Policy, vključno z zahtevami Limited Use.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services in uporabniški podatki YouTube

SMailOS uporablja YouTube API Services samo, ko uporabnik izrecno poveže in odobri svoj YouTube račun. Glede na omogočene funkcije SMailOS in podeljena dovoljenja lahko SMailOS dostopa do identitete pooblaščenega kanala, metapodatkov kanala in videov, komentarjev in odgovorov ter podatkov, potrebnih za izvedbo uporabniško zahtevanih dejanj na YouTubu. Ti podatki se uporabljajo za sinhronizacijo in prikaz YouTube vsebin v SMailOS ter za funkcije, ki jih sproži uporabnik, kot so objava ali brisanje videov, objavljanje odgovorov oziroma komentarjev ter moderiranje ali brisanje komentarjev. Uporabniški podatki YouTube se ne prodajajo in se ne uporabljajo za oglaševanje. Za dostop, posredovanje, zaščito, hrambo, izbris, AI obdelavo in Limited Use Google in YouTube podatkov veljajo določbe o Google podatkih v tej Politiki zasebnosti.

Merjenje AI uporabe

Za zagotavljanje AI funkcij, izvajanje paketnih omejitev, preprečevanje zlorab, varnost, obračunavanje in načrtovanje kapacitet lahko obdelujemo podatke o AI uporabi, kot so število zahtev ali akcij, uporabljeni model oziroma ponudnik, približno ali dejansko število obdelanih žetonov, čas uporabe, pripadajoči workspace in tehnični metapodatki. Vsebina zahtev in rezultatov se obdeluje le v obsegu, potrebnem za omogočeno funkcijo, varnost in dogovorjeno storitev ter je lahko posredovana konfiguriranemu AI ponudniku, kadar je to potrebno za izvedbo zahteve.

Evidence porabe AI, kreditov in nakupov

Za izvajanje AI omejitev, zaščito storitve, obračunavanje ter poročanje v uporabniškem in platformnem skrbniškem delu SMailOS beleži metrike porabe AI na ravni workspace-a, časovne oznake, dodelitve kreditov, spremembe AppSumo tier-a in dokupe AI kreditov. Evidenca nakupa lahko vključuje število kreditov, znesek, valuto ter Stripe ali marketplace referenco. SMailOS ne potrebuje shranjevati celotnih podatkov plačilne kartice. Ti podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za delovanje storitve, računovodstvo, preprečevanje zlorab, reševanje sporov ali zakonske obveznosti. Komercialni izraz »lifetime« ne pomeni trajne hrambe osebnih podatkov; trajanje storitve urejajo Pogoji uporabe.

Pogoji uporabe Politika zasebnosti Kontakt

Zunanji ponudniki dostave in odhodne komunikacije

Ko stranka poveže zunanji API za dostavo e-pošte ali račun družbenega omrežja, lahko SMailOS obdela in posreduje najmanjši obseg podatkov, potreben za izvedbo zahtevanega dejanja, na primer vsebino sporočila ali objave, identifikatorje prejemnikov ali računov, podatke o razporedu, metapodatke dostave, OAuth žetone ali API poverilnice. Množična e-pošta se ne dostavlja prek gostiteljske infrastrukture SMailOS; dostavo mora izvesti zunanji ponudnik, ki ga stranka izbere in poveže prek odobrenega HTTPS API-ja. Za tega ponudnika veljajo njegovi pogoji in politika zasebnosti.

Objave na družbenih omrežjih dostavi zadevna platforma prek svojega uradnega API-ja. SMailOS lahko hrani omejene revizijske podatke, statuse in podatke o napakah, potrebne za prikaz rezultatov, varovanje storitve in odpravljanje težav. Stranka je odgovorna za ustrezno pravno podlago za uporabo in posredovanje podatkov prejemnikov oziroma kontaktov ter za potrebna obvestila ali soglasja. SMailOS ne prodaja seznamov prejemnikov ali podatkov povezanih računov.

Za množično e-pošto prek zunanjega ponudnika velja trda varnostna omejitev največ 30 dostav prejemnikom na delovni prostor na koledarski dan. Eno sporočilo, poslano 30 prejemnikom, šteje kot 30 dostav.