Politica de confidențialitate

1. Operatorul

Operatorul este IRSE, computer infrastructure and data processing, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenia. Folosiți opțiunea de contact SMailOS pentru întrebări privind confidențialitatea.

2. Datele pe care le prelucrăm

Prelucrăm datele contului și ale companiei, starea abonamentului și a plăților, setările, evenimentele de securitate, precum și datele pe care le introduceți sau le conectați prin e-mail, rețele sociale, documente, CRM și alte module.

3. Scopuri și temeiuri juridice

Prelucrăm datele pentru a executa contractul și funcțiile SMailOS, a proteja securitatea și a preveni abuzurile, a oferi asistență și facturare și a îndeplini obligațiile legale. Acolo unde este necesar consimțământul, acesta poate fi retras pentru viitor.

4. E-mail și canale conectate

Dumneavoastră controlați permisiunile pentru conturile de e-mail și sociale conectate. Furnizorul extern rămâne sursa de referință. SMailOS poate păstra un cache local operațional, un index, metadate și conținutul necesar pentru funcțiile activate și cotele permise, mai degrabă decât o copie completă permanentă a contului extern.

5. Prelucrarea AI

Atunci când folosiți o funcție AI, datele necesare pentru solicitare pot fi prelucrate de furnizorul AI configurat. Domeniul depinde de funcția activată, de permisiuni și de setări. Nu tratați rezultatele AI drept fapte infailibile.

6. Persoane împuternicite și transferuri

Putem folosi furnizori contractați pentru găzduire, plăți, comunicări, securitate și AI. Stripe prelucrează datele de plată conform propriilor condiții. Acolo unde datele sunt transferate în afara SEE, se folosesc garanții juridice adecvate atunci când este necesar.

7. Păstrare și ștergere

Păstrăm datele atât timp cât este necesar pentru serviciu, securitate, facturare, obligații legale și pretenții. Cache-urile și indexurile operaționale pot fi rotite sau șterse în conformitate cu cotele și regulile privind ciclul de viață.

8. Cookie-uri

Cookie-urile necesare susțin sesiunile, securitatea, limba și funcționarea de bază. Cookie-urile opționale de analiză sau de marketing sunt folosite doar atunci când sunt activate și când există un consimțământ valabil. Ulterior vă puteți șterge alegerea din setările browserului.

9. Drepturile dumneavoastră

În temeiul GDPR, în funcție de circumstanțe, puteți solicita accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea sau vă puteți opune prelucrării și puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

10. Securitate și modificări

Folosim măsuri tehnice și organizatorice de protecție, inclusiv controale de acces și jurnale de audit. Putem actualiza această politică atunci când serviciul sau legislația se modifică; versiunea actuală este publicată aici.

11. Datele utilizatorilor Google și API-urile Google Workspace

Atunci când un utilizator conectează în mod voluntar un cont Google sau Gmail la SMailOS, SMailOS accesează doar datele utilizatorului Google acoperite de permisiunile OAuth acordate explicit de utilizator. În funcție de permisiunile acordate, acestea pot include informații de bază despre contul Google și datele Gmail necesare pentru funcțiile SMailOS, inclusiv conținutul și metadatele mesajelor, identificatorii mesajelor și ai conversațiilor, etichetele, ciornele și alte date necesare pentru afișarea, sincronizarea, căutarea, organizarea, răspunsul la, trimiterea sau gestionarea în alt mod a e-mailurilor.

12. Cum folosim datele utilizatorilor Google

Datele utilizatorilor Google sunt folosite doar pentru a furniza sau îmbunătăți funcționalitățile SMailOS destinate utilizatorului, pe care acesta le vede, le activează sau le solicită explicit, cum ar fi conectarea unui cont Gmail, sincronizarea și afișarea e-mailurilor, căutarea și organizarea mesajelor, pregătirea răspunsurilor, trimiterea și gestionarea e-mailurilor. SMailOS nu vinde datele utilizatorilor Google și nu le folosește pentru publicitate, redirecționare publicitară (retargeting), stabilirea bonității sau crearea de baze de date destinate vânzării către terți.

13. Partajarea, transferul și divulgarea datelor utilizatorilor Google

SMailOS nu vinde datele utilizatorilor Google. Datele utilizatorilor Google pot fi partajate doar cu furnizori de servicii de infrastructură, găzduire, securitate sau prelucrare care acționează în numele nostru și doar în măsura necesară pentru furnizarea funcționalităților solicitate sau activate de utilizator. Acești furnizori pot folosi datele doar în scopul serviciului convenit și trebuie să aplice măsuri adecvate de protecție a datelor. Datele pot fi divulgate și atunci când acest lucru este impus de legislația aplicabilă sau de o procedură legală, în scopuri de securitate sau de prevenire a abuzurilor ori atunci când utilizatorul solicită sau autorizează explicit acest lucru.

14. Protecția datelor utilizatorilor Google

SMailOS aplică măsuri tehnice și organizatorice concepute pentru a proteja datele utilizatorilor Google împotriva accesului neautorizat, divulgării, modificării, pierderii sau distrugerii. Datele transmise între utilizator și SMailOS sunt protejate prin conexiuni HTTPS/TLS. Accesul la sistemele de producție, bazele de date, datele de autentificare și tokenurile OAuth este restricționat prin autentificare, autorizare și permisiuni la nivel de server sau de bază de date la persoanele sau procesele de sistem care au nevoie de acces pentru furnizarea serviciului. Datele de autentificare și tokenurile OAuth sunt tratate ca informații confidențiale.

15. Păstrare, deconectare și ștergere

Datele utilizatorilor Google și datele aferente stocate în cache sau indexate sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru furnizarea funcționalității conectate, protecția serviciului, depanarea problemelor tehnice sau respectarea obligațiilor legale aplicabile. Un utilizator poate deconecta un cont Google de la SMailOS și poate revoca permisiunile acordate anterior prin contul său Google. Atunci când datele utilizatorului Google nu mai sunt necesare pentru funcționalitatea solicitată sau când se face o cerere de ștergere validă, datele sunt șterse sau anonimizate în conformitate cu procedurile de păstrare aplicabile, cu excepția cazului în care păstrarea în continuare este impusă de lege.

16. Inteligența artificială și datele Google

Atunci când un utilizator invocă explicit o funcție SMailOS bazată pe AI, pot fi prelucrate, prin intermediul unui furnizor de servicii adecvat care acționează în acest scop, doar datele necesare pentru furnizarea funcției solicitate destinate utilizatorului. Datele obținute prin API-urile Google Workspace nu sunt folosite pentru dezvoltarea, îmbunătățirea sau antrenarea unor modele generalizate sau nepersonalizate de inteligență artificială ori de învățare automată.

17. Utilizarea limitată a API-urilor Google

Utilizarea și transferul de către SMailOS al informațiilor primite de la API-urile Google respectă Politica privind datele utilizatorilor serviciilor API Google (Google API Services User Data Policy), inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).
Google API Services User Data Policy

18. Serviciile API YouTube și datele utilizatorilor YouTube

SMailOS folosește serviciile API YouTube doar după ce un utilizator conectează și autorizează explicit un cont YouTube. SMailOS folosește YouTube Data API și serviciile API YouTube aferente doar pentru funcțiile destinate utilizatorului pe care acesta le solicită. Politica de confidențialitate Google este disponibilă la https://policies.google.com/privacy, iar Condițiile de utilizare YouTube sunt disponibile la https://www.youtube.com/t/terms. Utilizatorii pot verifica sau revoca accesul SMailOS prin setările de securitate Google, la https://security.google.com/settings/security/permissions. SMailOS folosește YouTube Data API și serviciile API YouTube aferente doar pentru funcțiile destinate utilizatorului pe care acesta le solicită. Politica de confidențialitate Google este disponibilă la https://policies.google.com/privacy, iar Condițiile de utilizare YouTube sunt disponibile la https://www.youtube.com/t/terms. Utilizatorii pot verifica sau revoca accesul SMailOS prin setările de securitate Google, la https://security.google.com/settings/security/permissions. În funcție de funcțiile SMailOS activate și de permisiunile acordate, SMailOS poate accesa și prelucra identitatea canalului autorizat, metadatele canalului și ale videoclipurilor, comentariile și răspunsurile, precum și datele necesare pentru efectuarea acțiunilor YouTube solicitate de utilizator. Aceste date sunt folosite pentru sincronizarea și afișarea conținutului YouTube în SMailOS și pentru furnizarea funcțiilor inițiate de utilizator, cum ar fi publicarea sau ștergerea videoclipurilor, publicarea de comentarii sau răspunsuri la comentarii și moderarea sau ștergerea comentariilor. Datele utilizatorilor YouTube nu sunt vândute și nu sunt folosite pentru publicitate. Accesul, partajarea, protecția, păstrarea, ștergerea, prelucrarea AI și utilizarea limitată a datelor Google și YouTube sunt reglementate de prevederile privind datele Google din prezenta Politică de confidențialitate. Pentru datele autorizate YouTube (YouTube Authorized Data), SMailOS șterge datele stocate cât mai curând posibil și în termen de 7 zile calendaristice după ce un utilizator solicită ștergerea, își șterge contul SMailOS sau își revocă consimțământul prin mecanismul de revocare SMailOS. Dacă accesul este revocat prin setările de securitate Google sau dacă SMailOS nu mai poate reîmprospăta sau verifica autorizarea, datele API aferente sunt șterse cât mai curând posibil și în termenul aplicabil prevăzut de politica YouTube. Alte date API YouTube stocate sunt reîmprospătate sau șterse cel puțin o dată la 30 de zile calendaristice, acolo unde acest lucru este impus de Politicile pentru dezvoltatori ale serviciilor API YouTube. Ștergerea datelor din SMailOS nu șterge conținutul stocat de YouTube; pentru a elimina conținutul stocat de YouTube, utilizatorii trebuie să folosească YouTube sau un client API autorizat care acceptă ștergerea. Pentru datele autorizate YouTube (YouTube Authorized Data), SMailOS șterge datele stocate cât mai curând posibil și în termen de 7 zile calendaristice după ce un utilizator solicită ștergerea, își șterge contul SMailOS sau își revocă consimțământul prin mecanismul de revocare SMailOS. Dacă accesul este revocat prin setările de securitate Google sau dacă SMailOS nu mai poate reîmprospăta sau verifica autorizarea, datele API aferente sunt șterse cât mai curând posibil și în termenul aplicabil prevăzut de politica YouTube. Alte date API YouTube stocate sunt reîmprospătate sau șterse cel puțin o dată la 30 de zile calendaristice, acolo unde acest lucru este impus de Politicile pentru dezvoltatori ale serviciilor API YouTube. Ștergerea datelor din SMailOS nu șterge conținutul stocat de YouTube; pentru a elimina conținutul stocat de YouTube, utilizatorii trebuie să folosească YouTube sau un client API autorizat care acceptă ștergerea.

Contorizarea utilizării AI

Pentru a furniza funcționalitățile AI, a aplica limitele planului, a preveni abuzurile, a menține securitatea, a susține facturarea și a planifica capacitatea, putem prelucra informații privind utilizarea AI, cum ar fi numărul de solicitări sau acțiuni, modelul sau furnizorul folosit, numărul estimat sau efectiv de tokenuri, marcajele de timp, compania asociată și metadatele tehnice. Conținutul solicitărilor (prompturilor) și al rezultatelor este prelucrat doar în măsura necesară pentru funcția activată, securitate și serviciul convenit și poate fi trimis furnizorului AI configurat atunci când este necesar pentru executarea solicitării.

Utilizarea AI, înregistrările privind creditele și achizițiile

Pentru a aplica limitele AI, a proteja serviciul, a susține facturarea și a furniza rapoarte privind contul și administrarea platformei, SMailOS înregistrează, la nivel de companie, indicatori de utilizare AI, marcaje de timp, acordări de credite, modificări ale nivelului AppSumo și achiziții de credite AI preplătite. Înregistrările privind achizițiile pot include numărul de credite, suma, moneda și referința Stripe sau a marketplace-ului. SMailOS nu trebuie să stocheze datele complete ale cardului de plată. Aceste înregistrări sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru funcționarea serviciului, contabilitate, prevenirea fraudei, soluționarea litigiilor sau îndeplinirea obligațiilor legale. Un termen comercial precum „pe viață” nu înseamnă păstrarea perpetuă a datelor cu caracter personal; durata serviciului este reglementată de Condițiile de utilizare a serviciului.

Datele utilizatorilor Google (Gmail)

Această secțiune a fost actualizată ultima dată la 2026-10-27.

Această secțiune descrie modul în care SMailOS gestionează datele pe care le primește de la Google când conectați o căsuță poștală Gmail sau Google Workspace. Acolo unde este mai specifică decât alte secțiuni ale acestei politici, această secțiune se aplică datelor utilizatorilor Google.

Datele pe care le accesăm și de ce

SMailOS solicită Google o singură permisiune: să citească, să redacteze, să trimită și să organizeze e-mailurile din această căsuță poștală (domeniul Gmail gmail.modify). SMailOS o folosește doar pentru funcțiile pe care le vedeți în aplicație:

• afișarea mesajelor în inboxul SMailOS și posibilitatea de a deschide și descărca atașamentele acestora;
• marcarea mesajelor ca citite sau necitite și menținerea etichetelor sincronizate cu Gmail;
• mutarea mesajelor în Spam când le marcați ca spam în SMailOS;
• mutarea mesajelor în coșul de gunoi Gmail când le ștergeți în SMailOS și restaurarea lor din coș;
• trimiterea răspunsurilor, redirecționărilor și mesajelor noi pe care le scrieți;
• funcțiile AI opționale descrise mai jos.

SMailOS stochează copii ale mesajelor și ale metadatelor acestora, pentru ca inboxul să funcționeze rapid. Tokenurile de acces Google sunt stocate criptat.

Cine poate vedea această căsuță poștală

O căsuță poștală personală este vizibilă doar pentru dumneavoastră și pentru colegii cărora le acordați explicit acces. Proprietarii și administratorii contului, precum și personalul SMailOS nu o pot deschide în virtutea rolului lor. O căsuță poștală comună este vizibilă membrilor contului cărora le este atribuită.

Procesarea AI a datelor utilizatorilor Google

SMailOS oferă funcții AI opționale pentru e-mail: analiză și rezumate, ciorne de răspuns, căutare inteligentă, detectarea mesajelor de prospectare nesolicitate, informații CRM și agenți AI. Unele rulează când le porniți, altele rulează automat în fundal, de exemplu analiza e-mailurilor noi sau construirea indexului de căutare.

Procesarea AI a conținutului Gmail necesită un consimțământ separat. AI automat (în fundal) rulează pe o căsuță poștală personală doar după ce îl permiteți în Setări → Confidențialitate AI și Gmail, iar acțiunile AI pe care le inițiați singur(ă) necesită o confirmare unică. Vă puteți retrage oricând consimțământul.

Procesarea AI a conținutului Gmail rulează doar pe Google Cloud Vertex AI în Uniunea Europeană (regiunea europe-west3). Se trimite doar ce este necesar pentru o sarcină: subiectul, numele și adresa de e-mail a expeditorului, adresa de e-mail a destinatarului, dacă fiecare mesaj a fost primit sau trimis, data și ora fiecărui mesaj și un corp scurtat al mesajului (căutarea inteligentă folosește și textul scurt de previzualizare Gmail, snippetul), fără istoricul citat, semnături, atașamente și secrete detectabile.

Conținutul Gmail nu este trimis niciodată altor furnizori AI, inclusiv unei chei OpenAI pe care a conectat-o contul dumneavoastră.

SMailOS nu folosește datele utilizatorilor Google pentru publicitate, nu le vinde și nu le folosește pentru a antrena modele generalizate de AI sau de învățare automată. Pentru fiecare transfer către un furnizor AI, SMailOS înregistrează ce furnizor, model și scop au fost folosite, dar nu și conținutul.

Acces uman

Nicio persoană din cadrul SMailOS nu vă citește datele Gmail, cu excepția cazului în care ne cereți acest lucru și vă dați consimțământul (de exemplu într-o solicitare de asistență), al cazului în care este necesar în scopuri de securitate, cum ar fi investigarea abuzurilor, sau al cazului în care este impus de legislația aplicabilă. Personalul SMailOS nu poate deschide căsuțele poștale personale.

Furnizori de servicii care primesc date ale utilizatorilor Google

Datele utilizatorilor Google sunt prelucrate de:

• Google Cloud (Vertex AI), regiunea europe-west3 din Uniunea Europeană, pentru funcțiile AI descrise mai sus;
• furnizorul nostru de găzduire Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.) (servere în Slovenia (UE)), care stochează baza de date și fișierele SMailOS, inclusiv copiile e-mailurilor descrise mai sus.

Păstrare și ștergere

Când deconectați această căsuță poștală, SMailOS îi cere imediat Google să revoce accesul, șterge tokenurile de acces și oprește sincronizarea. Mesajele stocate și tot ce derivă din ele (rezumate și ciorne AI, indexul de căutare, înregistrările CRM și notificările create din acestea) sunt șterse definitiv la 30 zile după deconectare.

Când vă ștergeți contul SMailOS, SMailOS deconectează în același mod fiecare căsuță poștală personală pe care ați conectat-o. Căsuțele poștale comune aparțin contului companiei și rămân disponibile acestuia.

Dacă eliminați SMailOS din Contul Google, SMailOS detectează acest lucru la următoarea sincronizare, șterge tokenurile stocate, oprește sincronizarea și vă anunță. Datele stocate sunt apoi șterse după aceeași perioadă.

Cât timp o căsuță poștală rămâne conectată, copiile AI ale e-mailurilor sale (analizele și ciornele AI, precum și textul trimis către AI) sunt șterse sau golite după 90 zile, jurnalele de sincronizare Gmail sunt șterse după 30 zile, iar jurnalul de audit al transferurilor AI, fără conținut, după 365 zile.

Datele șterse rămân în copiile de rezervă ale furnizorului de găzduire până când acestea expiră, în mod normal în aproximativ 3 luni.

Puteți elimina oricând accesul SMailOS și din Contul Google (myaccount.google.com/permissions).

Securitate

Datele de la Google sunt transferate prin conexiuni criptate, tokenurile de acces și de reîmprospătare Google sunt stocate criptat, accesul în cadrul unui cont este limitat așa cum este descris mai sus, iar proprietarii și administratorii conturilor, precum și personalul SMailOS trebuie să se conecteze cu autentificare multifactor.

Ștergere și alte solicitări

Puteți deconecta singur(ă) o căsuță poștală sau vă puteți șterge contul, așa cum este descris pe pagina de ștergere a datelor. Pentru a solicita ștergerea sau o copie a datelor dumneavoastră ori dacă nu vă puteți conecta, contactați-ne prin pagina de contact SMailOS. Ștergerea datelor

Puteți scrie și la contactul nostru pentru confidențialitate: privacy@smailos.com

SMailOS's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google API Services User Data Policy

Utilizarea și transferul către orice altă aplicație al informațiilor pe care SMailOS le primește prin API-urile Google vor respecta Google API Services User Data Policy (Politica privind datele utilizatorilor serviciilor Google API), inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).

Găzduire, locul stocării și copii de rezervă

Ultima actualizare: 2026-10-23

SMailOS este găzduit de Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.), Ljubljana, Slovenia, UE. Serverele care stochează baza de date și fișierele SMailOS, inclusiv copiile e-mailurilor, se află în Slovenia (UE).

Furnizorul de găzduire realizează copii de rezervă zilnice, păstrate aproximativ 14 zile, și copii de rezervă lunare, păstrate cel puțin 3 luni. Înregistrările individuale nu sunt eliminate din copiile de rezervă existente, astfel încât datele pe care dumneavoastră sau noi le ștergem dispar din copiile de rezervă pe măsură ce acestea expiră, în mod normal în aproximativ 3 luni.

E-mailurile trimise chiar de SMailOS, de exemplu notificările, invitațiile și mesajele de verificare, sunt livrate prin serverele de e-mail ale furnizorului de găzduire.

Contact pentru confidențialitate

Pentru întrebări despre această politică sau despre datele dumneavoastră cu caracter personal ori pentru a vă exercita drepturile, scrieți la: privacy@smailos.com

Rezumat conform articolului 13 din GDPR

Operator: IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenia, Uniunea Europeană. Nr. de înregistrare al companiei 7526733000, cod fiscal 67183972. Întrebări și solicitări privind confidențialitatea: privacy@smailos.com sau formularul de contact de pe site-ul nostru.

Temeiuri juridice: executarea contractului nostru cu dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR) pentru contul dumneavoastră și serviciu; obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. (c)) pentru facturi și contabilitate; interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f)) pentru securitate, prevenirea abuzurilor și mesaje despre serviciu; consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. (a)) pentru cookie-urile opționale, Meta Pixel și funcțiile care îl solicită.

Destinatari și transferuri: persoanele împuternicite și garanțiile sunt descrise mai sus, în secțiunile „Persoane împuternicite și transferuri” și „Găzduire, locul stocării și copii de rezervă”. Google și Meta primesc date doar cu consimțământul dumneavoastră. Cu acordul dumneavoastră, Google Analytics măsoară și ce reclame Google au dus la o înregistrare sau o achiziție; nu folosim aceste date pentru personalizarea reclamelor.

Păstrare: păstrăm datele contului cât timp contul dumneavoastră este activ, apoi le ștergem așa cum este descris mai sus, la „Păstrare și ștergere”. Facturile și înregistrările contabile sunt păstrate pe perioadele cerute de legislația fiscală și contabilă din Slovenia (în general 10 ani).

Drepturile dumneavoastră: acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitatea datelor și opoziție. Trimiteți solicitările la privacy@smailos.com. Răspundem fără întârzieri nejustificate și cel târziu în termen de o lună; pentru solicitările complexe, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, iar în acest caz vă vom informa.

Retragerea consimțământului: vă puteți retrage consimțământul oricând, pentru cookie-uri prin linkul „Setări cookie-uri” din partea de jos a fiecărei pagini, iar pentru funcțiile AI în setările dumneavoastră. Retragerea nu afectează prelucrarea efectuată înainte de aceasta.

Plângere: puteți depune o plângere la Comisarul pentru informații al Republicii Slovenia (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si, sau la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră din UE.

Furnizarea datelor: datele necesare pentru crearea unui cont și procesarea plăților sunt obligatorii pentru încheierea și executarea contractului; fără ele nu putem furniza serviciul. Toate celelalte date sunt opționale.

Copii: SMailOS este un serviciu pentru companii și nu este destinat persoanelor sub 16 ani.

Lista cookie-urilor