Terug naar SMailOS

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens SMailOS verwerkt, waarom en welke rechten u heeft.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke is IRSE, computerinfrastructuur en gegevensverwerking, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenië.

2. Gegevens

We verwerken account- en workspacegegevens, abonnements- en betaalstatus, instellingen, beveiligingsgebeurtenissen en gegevens die via e-mail, social media, documenten, CRM en andere modules worden ingevoerd of gekoppeld.

3. Doelen en grondslagen

Verwerking gebeurt voor uitvoering van de overeenkomst, functies, beveiliging, misbruikpreventie, support, facturering en wettelijke verplichtingen. Vereiste toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken.

4. E-mail en gekoppelde kanalen

U beheert de rechten en de externe provider blijft de bron. SMailOS kan binnen quota operationele cache, index, metadata en benodigde inhoud bewaren in plaats van een permanente volledige kopie.

5. AI

Bij AI-functies kunnen benodigde gegevens door de ingestelde AI-provider worden verwerkt afhankelijk van functie, rechten en instellingen.

6. Verwerkers en doorgifte

We kunnen contractuele providers gebruiken voor hosting, betaling, communicatie, beveiliging en AI. Stripe verwerkt betaalgegevens onder eigen regels. Voor internationale doorgifte worden passende waarborgen gebruikt wanneer vereist.

7. Bewaartermijn

Gegevens worden bewaard zolang nodig voor dienst, beveiliging, facturering, wettelijke verplichtingen en claims. Cache en indexen kunnen volgens quota en lifecycle worden geroteerd of verwijderd.

Tekst: 8. Cookies

Noodzakelijke cookies ondersteunen sessie, beveiliging, taal en werking. Optionele cookies worden alleen gebruikt wanneer ingeschakeld en met passende toestemming.

9. Rechten en beveiliging

Volgens de AVG kunt u afhankelijk van de situatie inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en klagen bij de bevoegde toezichthouder. We gebruiken technische en organisatorische maatregelen.

10. Beveiliging en changes

We gebruiken technical en organisational safeguards including access controls en audit trails. We kan bijwerken deze policy when de dienst of law changes; de huidig versie is published hier.

11. Google-gebruikersgegevens en Google Workspace-API's

Wanneer een gebruiker vrijwillig een Google- of Gmail-account met SMailOS koppelt, heeft SMailOS alleen toegang tot Google-gebruikersgegevens die vallen onder de uitdrukkelijk verleende OAuth-machtigingen. Afhankelijk van de machtigingen kan dit basisinformatie van het Google-account en Gmail-gegevens omvatten die nodig zijn voor SMailOS, waaronder berichtinhoud en metadata, bericht- en thread-ID's, labels, concepten en andere gegevens voor het weergeven, synchroniseren, zoeken, organiseren, beantwoorden, verzenden of beheren van e-mail.

12. Hoe wij Google-gebruikersgegevens gebruiken

Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het leveren of verbeteren van zichtbare SMailOS-functies die de gebruiker inschakelt of uitdrukkelijk aanvraagt. SMailOS verkoopt geen Google-gebruikersgegevens en gebruikt deze niet voor advertenties, advertentieretargeting, kredietwaardigheidsbeoordeling of het opbouwen van databanken voor verkoop aan derden.

13. Delen, overdragen en openbaar maken

SMailOS verkoopt geen Google-gebruikersgegevens. Gegevens mogen alleen worden gedeeld met infrastructuur-, hosting-, beveiligings- of verwerkingsproviders die namens ons handelen en alleen voor zover nodig voor een door de gebruiker gevraagde functie. Gegevens kunnen ook worden bekendgemaakt wanneer dit wettelijk of juridisch vereist is, voor beveiliging of misbruikpreventie, of met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker.

14. Bescherming van Google-gebruikersgegevens

SMailOS gebruikt technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of vernietiging. Gegevens tussen de gebruiker en SMailOS worden beschermd met HTTPS/TLS. Toegang tot productiesystemen, databases, inloggegevens en OAuth-tokens is door authenticatie, autorisatie en server- of databaserechten beperkt tot noodzakelijke personen en systeemprocessen.

15. Bewaring, ontkoppeling en verwijdering

Google-gebruikersgegevens en bijbehorende cache- of indexgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de gekoppelde functie, beveiliging, technische probleemoplossing of wettelijke verplichtingen. Een gebruiker kan het Google-account van SMailOS ontkoppelen en machtigingen via het Google-account intrekken. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is.

16. Kunstmatige intelligentie en Google-gegevens

Wanneer een gebruiker uitdrukkelijk een AI-functie van SMailOS gebruikt, mogen alleen de gegevens die nodig zijn voor die functie door een geschikte dienstverlener worden verwerkt. Gegevens die via Google Workspace-API's zijn verkregen, worden niet gebruikt voor het ontwikkelen, verbeteren of trainen van algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machinelearningmodellen.

17. Google API Limited Use

Het gebruik en de overdracht door SMailOS van informatie ontvangen via Google-API's voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services en YouTube-gebruikersgegevens

SMailOS gebruikt YouTube API Services uitsluitend nadat een gebruiker het YouTube-account uitdrukkelijk heeft gekoppeld en geautoriseerd. Afhankelijk van de ingeschakelde functies en verleende machtigingen kan SMailOS toegang krijgen tot de identiteit van het geautoriseerde kanaal, kanaal- en videometadata, opmerkingen en antwoorden en gegevens die nodig zijn voor door de gebruiker gevraagde YouTube-acties. Deze gegevens worden gebruikt om YouTube-inhoud in SMailOS te synchroniseren en weer te geven en om door de gebruiker gestarte functies te leveren, zoals video’s publiceren of verwijderen, opmerkingen plaatsen of beantwoorden en opmerkingen modereren of verwijderen. YouTube-gebruikersgegevens worden niet verkocht of voor advertenties gebruikt. Toegang, delen, bescherming, bewaring, verwijdering, AI-verwerking en Limited Use vallen onder de Google-gegevensbepalingen van dit Privacybeleid.

Meting van AI-gebruik

Om AI-functionaliteit te leveren, abonnementslimieten toe te passen, misbruik te voorkomen, beveiliging te handhaven, facturering te ondersteunen en capaciteit te plannen, kunnen wij gegevens over AI-gebruik verwerken, zoals het aantal verzoeken of acties, het gebruikte model of de provider, geschatte of werkelijke tokenaantallen, tijdstippen, de gekoppelde workspace en technische metadata. Inhoud van prompts en resultaten wordt alleen verwerkt voor zover nodig voor de ingeschakelde functie, beveiliging en overeengekomen dienst en kan naar de geconfigureerde AI-provider worden gestuurd wanneer dit nodig is om het verzoek uit te voeren.

Registratie van AI-gebruik, credits en aankopen

Om AI-limieten te beheren, de dienst te beschermen, facturering te ondersteunen en account- en platformrapportage te bieden, registreert SMailOS AI-gebruiksstatistieken op workspace-niveau, tijdstempels, credittoekenningen, AppSumo-tierwijzigingen en aankopen van vooraf betaalde AI-credits. Aankoopgegevens kunnen aantal credits, bedrag, valuta en Stripe- of marketplace-referentie bevatten. SMailOS hoeft geen volledige kaartgegevens op te slaan. Deze gegevens worden alleen bewaard zolang nodig voor dienstverlening, boekhouding, fraudepreventie, geschillen of wettelijke verplichtingen. ‘Lifetime’ betekent geen eeuwige bewaring van persoonsgegevens; de duur van de dienst wordt geregeld door de Servicevoorwaarden.

Gebruiksvoorwaarden Privacybeleid Contact

Externe bezorgproviders en uitgaande communicatie

Wanneer een klant een externe e-mailbezorg-API of sociaal account koppelt, kan SMailOS alleen de minimaal noodzakelijke gegevens verwerken en verzenden voor de gevraagde actie, zoals inhoud, ontvanger- of account-ID’s, planning, bezorgmetadata, OAuth-tokens of API-inloggegevens. Bulk-e-mail wordt niet via de SMailOS-hostinginfrastructuur bezorgd; de bezorging moet plaatsvinden via een externe provider die de klant selecteert en via een goedgekeurde HTTPS-API koppelt. Die provider verwerkt gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring.

Sociale posts worden door het betreffende platform via de officiële API bezorgd. SMailOS kan beperkte audit-, status- en foutmetadata bewaren die nodig zijn voor resultaten, beveiliging en probleemoplossing. De klant is verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond voor het gebruiken en verzenden van ontvanger- en contactgegevens en voor vereiste kennisgevingen of toestemmingen. SMailOS verkoopt geen ontvangerslijsten of gegevens van gekoppelde accounts.

Externe bulk-e-mail heeft een harde limiet van 30 bezorgingen aan ontvangers per workspace per kalenderdag. Eén bericht aan 30 ontvangers telt als 30 bezorgingen.