Политика за приватност

1. Контролор

Контролор е IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Словенија. За прашања за приватноста користете ја можноста за контакт во SMailOS.

2. Податоци што ги обработуваме

Обработуваме податоци за корисничката сметка и сметката на компанијата, статус на претплатата и плаќањето, поставки, безбедносни настани и податоци што ги внесувате или поврзувате преку е-пошта, социјални мрежи, документи, CRM и други модули.

3. Цели и правни основи

Податоците ги обработуваме за исполнување на договорот и функциите на SMailOS, заштита на безбедноста и спречување злоупотреби, обезбедување поддршка и наплата и исполнување на законските обврски. Кога е потребна согласност, таа може да се повлече за во иднина.

4. Е-пошта и поврзани канали

Вие ги контролирате дозволите за поврзаните сметки за е-пошта и социјални мрежи. Надворешниот давател останува извор на вистината. SMailOS може да чува оперативен локален кеш, индекс, метаподатоци и содржини потребни за овозможените функции и дозволените квоти, наместо трајна целосна копија на надворешната сметка.

5. Обработка со AI

Кога користите AI-функција, податоците потребни за барањето може да ги обработи конфигурираниот давател на AI. Опсегот зависи од овозможената функција, дозволите и поставките. Не сметајте го резултатот од AI за непогрешлив факт.

6. Обработувачи и преноси

Може да користиме договорни даватели за хостинг, плаќања, комуникации, безбедност и AI. Stripe ги обработува податоците за плаќање според своите услови. Кога податоците се пренесуваат надвор од ЕЕП, по потреба се користат соодветни правни заштитни мерки.

7. Чување и бришење

Податоците ги чуваме онолку долго колку што е потребно за услугата, безбедноста, наплатата, законските обврски и побарувањата. Оперативните кешови и индекси може да се ротираат или бришат според квотите и правилата за животниот циклус.

8. Колачиња

Неопходните колачиња ги поддржуваат сесиите, безбедноста, јазикот и основното функционирање. Опционалните аналитички или маркетинг колачиња се користат само кога се овозможени и кога за нив е дадена соодветна согласност. Подоцна можете да го избришете вашиот избор во поставките на прелистувачот.

9. Вашите права

Според GDPR, во зависност од околностите, може да побарате пристап, исправка, бришење, ограничување, преносливост или да поднесете приговор, а може да поднесете и жалба до надлежниот надзорен орган.

10. Безбедност и промени

Користиме технички и организациски заштитни мерки, вклучувајќи контроли на пристапот и ревизорски траги. Може да ја ажурираме оваа политика кога ќе се променат услугата или законот; тековната верзија е објавена тука.

11. Кориснички податоци од Google и Google Workspace API

Кога корисникот доброволно ќе поврзе сметка на Google или Gmail со SMailOS, SMailOS пристапува само до корисничките податоци од Google опфатени со дозволите OAuth што корисникот изречно ги дал. Во зависност од дадените дозволи, ова може да вклучува основни информации за сметката на Google и податоци од Gmail потребни за функциите на SMailOS, вклучувајќи содржина и метаподатоци на пораките, идентификатори на пораки и нишки, ознаки, нацрти и други податоци потребни за прикажување, синхронизирање, пребарување, организирање, одговарање, испраќање или друго управување со е-поштата.

12. Како ги користиме корисничките податоци од Google

Корисничките податоци од Google се користат само за обезбедување или подобрување на функционалноста на SMailOS наменета за корисникот, која корисникот ја гледа, ја овозможува или изречно ја бара, како што се поврзување сметка на Gmail, синхронизирање и прикажување е-пошта, пребарување и организирање пораки, подготвување одговори, испраќање е-пошта и управување со е-поштата. SMailOS не ги продава корисничките податоци од Google и не ги користи за рекламирање, повторно рекламно таргетирање, утврдување кредитна способност или создавање бази на податоци за продажба на трети страни.

13. Споделување, пренос и откривање на корисничките податоци од Google

SMailOS не ги продава корисничките податоци од Google. Корисничките податоци од Google може да се споделат само со даватели на услуги за инфраструктура, хостинг, безбедност или обработка што дејствуваат во наше име и само во обемот потребен за обезбедување на функционалноста што ја побарал или овозможил корисникот. Таквите даватели може да ги користат податоците само за договорената цел на услугата и мора да применуваат соодветни мерки за заштита на податоците. Податоците може да се откријат и кога тоа го бара применливото право или правна постапка, за целите на безбедноста или спречувањето злоупотреби, или кога корисникот изречно го побарал или одобрил тоа.

14. Заштита на корисничките податоци од Google

SMailOS применува технички и организациски мерки наменети за заштита на корисничките податоци од Google од неовластен пристап, откривање, менување, губење или уништување. Податоците што се пренесуваат меѓу корисникот и SMailOS се заштитени со HTTPS/TLS-врски. Пристапот до продукциските системи, базите на податоци, акредитивите и OAuth-токените е ограничен преку автентикација, авторизација и дозволи на серверот или базата на податоци на лица или системски процеси на кои им е потребен пристап за обезбедување на услугата. OAuth-акредитивите и токените се третираат како доверливи информации.

15. Чување, исклучување и бришење

Корисничките податоци од Google и поврзаните кеширани или индексирани податоци се чуваат само онолку долго колку што е потребно за обезбедување на поврзаната функционалност, заштита на услугата, решавање технички проблеми или усогласување со применливите законски обврски. Корисникот може да ја исклучи сметката на Google од SMailOS и може да ги повлече претходно дадените дозволи преку својата сметка на Google. Кога корисничките податоци од Google повеќе не се потребни за бараната функционалност или кога е поднесено валидно барање за бришење, податоците се бришат или анонимизираат во согласност со применливите постапки за чување, освен ако законот не бара нивно понатамошно чување.

16. Вештачка интелигенција и податоци од Google

Кога корисникот изречно ќе повика функција на SMailOS заснована на AI, може да се обработуваат само податоците потребни за обезбедување на бараната функција наменета за корисникот, преку соодветен давател на услуги што дејствува за таа цел. Податоците добиени преку Google Workspace API не се користат за развој, подобрување или обука на генерализирани или неперсонализирани модели на вештачка интелигенција или машинско учење.

17. Ограничено користење на Google API

Користењето и преносот на информации добиени од Google API од страна на SMailOS се во согласност со Политиката за кориснички податоци на Google API Services, вклучувајќи ги барањата за ограничено користење (Limited Use).
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services и кориснички податоци од YouTube

SMailOS ги користи YouTube API Services само откако корисникот изречно ќе поврзе и овласти сметка на YouTube. SMailOS ги користи YouTube Data API и поврзаните YouTube API Services само за функции наменети за корисникот што ги побарал корисникот. Политиката за приватност на Google е достапна на https://policies.google.com/privacy, а Условите за користење на YouTube се достапни на https://www.youtube.com/t/terms. Корисниците можат да го прегледаат или повлечат пристапот на SMailOS преку безбедносните поставки на Google на https://security.google.com/settings/security/permissions. SMailOS ги користи YouTube Data API и поврзаните YouTube API Services само за функции наменети за корисникот што ги побарал корисникот. Политиката за приватност на Google е достапна на https://policies.google.com/privacy, а Условите за користење на YouTube се достапни на https://www.youtube.com/t/terms. Корисниците можат да го прегледаат или повлечат пристапот на SMailOS преку безбедносните поставки на Google на https://security.google.com/settings/security/permissions. Во зависност од овозможените функции на SMailOS и дадените дозволи, SMailOS може да пристапува и да ги обработува идентитетот на овластениот канал, метаподатоците за каналот и видеата, коментарите и одговорите, како и податоците потребни за извршување на дејствата на YouTube што ги побарал корисникот. Овие податоци се користат за синхронизирање и прикажување на содржините од YouTube во SMailOS и за обезбедување функции иницирани од корисникот, како што се објавување или бришење видеа, објавување коментари или одговарање на нив и модерирање или бришење коментари. Корисничките податоци од YouTube не се продаваат и не се користат за рекламирање. Пристапот, споделувањето, заштитата, чувањето, бришењето, обработката со AI и ограниченото користење на податоците од Google и YouTube се уредени со одредбите за податоците од Google во оваа Политика за приватност. За овластените податоци од YouTube, SMailOS ги брише зачуваните податоци што е можно побрзо, а најдоцна во рок од 7 календарски дена откако корисникот ќе побара бришење, ќе ја избрише сметката на SMailOS или ќе ја повлече согласноста преку механизмот за повлекување на SMailOS. Ако пристапот е повлечен преку безбедносните поставки на Google или ако SMailOS повеќе не може да го освежи или потврди овластувањето, поврзаните податоци од API се бришат што е можно побрзо, а најдоцна во применливиот рок според политиката на YouTube. Другите зачувани податоци од YouTube API се освежуваат или бришат најмалку на секои 30 календарски дена, кога тоа го бараат политиките за развивачи на YouTube API Services. Бришењето податоци од SMailOS не ги брише содржините зачувани на YouTube; за отстранување на содржините зачувани на YouTube корисниците мора да го користат YouTube или овластен API-клиент што поддржува бришење. За овластените податоци од YouTube, SMailOS ги брише зачуваните податоци што е можно побрзо, а најдоцна во рок од 7 календарски дена откако корисникот ќе побара бришење, ќе ја избрише сметката на SMailOS или ќе ја повлече согласноста преку механизмот за повлекување на SMailOS. Ако пристапот е повлечен преку безбедносните поставки на Google или ако SMailOS повеќе не може да го освежи или потврди овластувањето, поврзаните податоци од API се бришат што е можно побрзо, а најдоцна во применливиот рок според политиката на YouTube. Другите зачувани податоци од YouTube API се освежуваат или бришат најмалку на секои 30 календарски дена, кога тоа го бараат политиките за развивачи на YouTube API Services. Бришењето податоци од SMailOS не ги брише содржините зачувани на YouTube; за отстранување на содржините зачувани на YouTube корисниците мора да го користат YouTube или овластен API-клиент што поддржува бришење.

Мерење на користењето на AI

За да обезбедиме AI-функционалност, да ги применуваме ограничувањата на планот, да спречуваме злоупотреби, да ја одржуваме безбедноста, да ја поддржиме наплатата и да го планираме капацитетот, може да обработуваме информации за користењето на AI, како што се бројот на барања или дејства, користениот модел или давател, проценетиот или стварниот број токени, временските ознаки, поврзаната сметка и техничките метаподатоци. Содржината на барањата (prompts) и одговорите се обработува само во обемот потребен за овозможената функција, безбедноста и договорената услуга и може да се испрати до конфигурираниот давател на AI кога е потребно за извршување на барањето.

Евиденција за користење на AI, кредити и купувања

За да ги применува ограничувањата за AI, да ја заштити услугата, да го поддржи наплатувањето и да обезбеди извештаи за сметката и за администрацијата на платформата, SMailOS евидентира метрики за користењето на AI на ниво на сметка, временски ознаки, доделени кредити, промени на нивото во AppSumo и купувања на однапред платени AI-кредити. Евиденцијата за купувањата може да го содржи бројот на кредити, износот, валутата и референцата на Stripe или на пазарот. SMailOS нема потреба да чува целосни податоци за платежните картички. Оваа евиденција се чува само онолку долго колку што е потребно за работа на услугата, сметководство, спречување измами, решавање спорови или законски обврски. Комерцијален термин како „доживотно“ не значи трајно чување на личните податоци; траењето на услугата е уредено со Условите за користење.

Кориснички податоци од Google (Gmail)

Овој дел последен пат е ажуриран на 2026-10-27.

Овој дел опишува како SMailOS постапува со податоците што ги добива од Google кога ќе поврзете Gmail или Google Workspace сандаче. Онаму каде што е поконкретен од другите делови на оваа политика, за корисничките податоци од Google важи овој дел.

Податоци до кои пристапуваме и зошто

SMailOS бара од Google една дозвола: да чита, составува, испраќа и организира е-пошта во ова сандаче (Gmail опсегот gmail.modify). SMailOS ја користи само за функциите што ги гледате во апликацијата:

• прикажување на вашите пораки во сандачето на SMailOS и овозможување да ги отворате и преземате нивните прилози;
• означување на пораките како прочитани или непрочитани и усогласување на ознаките со Gmail;
• преместување на пораките во Спам кога ќе ги означите како спам во SMailOS;
• преместување на пораките во корпата на Gmail кога ќе ги избришете во SMailOS и нивно враќање од корпата;
• испраќање на одговорите, препраќањата и новите пораки што ги пишувате;
• опционалните AI-функции опишани подолу.

SMailOS чува копии од вашите пораки и нивните метаподатоци за сандачето да работи брзо. Токените за пристап до Google се чуваат шифрирани.

Кој може да го гледа ова сандаче

Личното сандаче е видливо само за вас и за колегите на кои изрично ќе им дадете пристап. Сопствениците и администраторите на сметката и персоналот на SMailOS не можат да го отворат врз основа на својата улога. Заедничкото сандаче е видливо за членовите на сметката на кои им е доделено.

AI обработка на корисничките податоци од Google

SMailOS нуди опционални AI-функции за е-пошта: анализа и резимеа, нацрти на одговори, паметно пребарување, откривање ладни пораки (cold outreach), CRM увиди и AI агенти. Некои од нив се извршуваат кога ќе ги започнете, а други автоматски во позадина, на пример анализа на новата пошта или градење на индексот за пребарување.

AI обработката на вашата содржина од Gmail бара посебна согласност. Автоматскиот AI (во позадина) се извршува на лично сандаче само откако ќе го дозволите во Поставки → AI и приватност на Gmail, а AI-дејствата што сами ги започнувате бараат еднократна потврда. Ова можете да го повлечете во секое време.

AI обработката на содржината од Gmail се извршува само на Google Cloud Vertex AI во Европската Унија (регион europe-west3). Се испраќа само она што е потребно за задачата: насловот, името и е-адресата на испраќачот, е-адресата на примачот, дали секоја порака е примена или испратена, датумот и времето на секоја порака и скратена содржина на пораката (паметното пребарување го користи и краткиот текст за преглед на Gmail, snippet), без цитирана историја, потписи, прилози и препознатливи тајни.

Содржината од Gmail никогаш не се испраќа до други AI-провајдери, вклучувајќи го и OpenAI клучот што го поврзала вашата сметка.

SMailOS не ги користи корисничките податоци од Google за рекламирање, не ги продава и не ги користи за обука на генерализирани модели на AI или машинско учење. За секој пренос до AI-провајдер SMailOS евидентира кој провајдер, модел и намена се користени, но не и содржината.

Човечки пристап

Ниту едно лице во SMailOS не ги чита вашите податоци од Gmail, освен ако не нè замолите и не дадете согласност (на пример во барање за поддршка), ако тоа е неопходно за безбедносни цели, како истрага на злоупотреба, или ако тоа го бара важечкиот закон. Персоналот на SMailOS не може да отвора лични сандачиња.

Даватели на услуги што добиваат кориснички податоци од Google

Корисничките податоци од Google ги обработуваат:

• Google Cloud (Vertex AI), регион europe-west3 во Европската Унија, за AI-функциите опишани погоре;
• нашиот давател на хостинг Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.) (сервери во Словенија (ЕУ)), кој ги складира базата на податоци и датотеките на SMailOS, вклучувајќи ги копиите на поштата опишани погоре.

Задржување и бришење

Кога ќе го исклучите ова сандаче, SMailOS веднаш бара од Google да го отповика пристапот, ги брише токените за пристап и ја запира синхронизацијата. Зачуваните пораки и сè што е изведено од нив (AI-резимеа и нацрти, индексот за пребарување, CRM записите и известувањата создадени од нив) трајно се бришат 30 дена по исклучувањето.

Кога ќе ја избришете вашата SMailOS сметка, SMailOS на ист начин го исклучува секое лично сандаче што сте го поврзале. Заедничките сандачиња ѝ припаѓаат на сметката на компанијата и остануваат достапни за неа.

Ако го отстраните SMailOS во вашата Google сметка, SMailOS го открива тоа при следната синхронизација, ги брише зачуваните токени, ја запира синхронизацијата и ве известува. Зачуваните податоци потоа се бришат по истиот период.

Додека сандачето е поврзано, AI-копиите од неговата пошта (AI-анализи и нацрти, како и текстот испратен до AI) се бришат или чистат по 90 дена, дневниците за синхронизација на Gmail се бришат по 30 дена, а ревизијата на AI преносите без содржина по 365 дена.

Избришаните податоци остануваат во резервните копии на давателот на хостинг додека тие не истечат, вообичаено во рок од околу 3 месеци.

Пристапот на SMailOS можете да го отстраните во секое време и во вашата Google сметка (myaccount.google.com/permissions).

Безбедност

Податоците од Google се пренесуваат преку шифрирани врски, токените за пристап и освежување на Google се чуваат шифрирани, пристапот во сметката е ограничен како што е опишано погоре, а сопствениците и администраторите на сметките и персоналот на SMailOS мора да се најавуваат со повеќефакторска автентикација.

Бришење и други барања

Сандачето можете сами да го исклучите или сметката да ја избришете, како што е опишано на страницата за бришење податоци. За да побарате бришење или копија од вашите податоци, или ако не можете да се најавите, контактирајте нè преку страницата за контакт на SMailOS. Бришење податоци

Можете да пишете и на нашиот контакт за приватност: privacy@smailos.com

SMailOS's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google API Services User Data Policy

Користењето и преносот на информации што SMailOS ги добива преку Google API до која било друга апликација ќе бидат во согласност со Google API Services User Data Policy, вклучувајќи ги барањата за ограничена употреба (Limited Use).

Хостирање, локација на складирање и резервни копии

Последно ажурирање: 2026-10-23

SMailOS е хостиран кај Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.), Ljubljana, Словенија, ЕУ. Серверите на кои се складираат базата на податоци и датотеките на SMailOS, вклучувајќи ги копиите на е-поштата, се наоѓаат во Словенија (ЕУ).

Давателот на хостинг прави дневни резервни копии, кои се чуваат околу 14 дена, и месечни резервни копии, кои се чуваат најмалку 3 месеци. Поединечни записи не се отстрануваат од постоечките резервни копии, па податоците што вие или ние ги бришеме исчезнуваат од резервните копии кога тие ќе истечат, вообичаено во рок од околу 3 месеци.

Е-поштата што ја испраќа самиот SMailOS, на пример известувања, покани и пораки за потврда, се доставува преку серверите за пошта на давателот на хостинг.

Контакт за приватност

За прашања во врска со оваа политика или вашите лични податоци, или за остварување на вашите права, пишете на: privacy@smailos.com

Резиме според член 13 од GDPR

Контролор: IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Словенија, Европска Унија. Матичен број 7526733000, даночен број 67183972. Прашања и барања во врска со приватноста: privacy@smailos.com или формуларот за контакт на нашата веб-страница.

Правни основи: извршување на нашиот договор со вас (член 6(1)(b) GDPR) за вашата сметка и услугата; законски обврски (член 6(1)(c)) за фактури и сметководство; нашиот легитимен интерес (член 6(1)(f)) за безбедност, спречување злоупотреби и сервисни пораки; вашата согласност (член 6(1)(a)) за опционалните колачиња, Meta Pixel и функциите што ја бараат.

Примачи и пренос: обработувачите и заштитните мерки се опишани погоре во деловите „Обработувачи и пренос“ и „Хостирање, локација на складирање и резервни копии“. Google и Meta добиваат податоци само со ваша согласност. Со ваша согласност, Google Analytics мери и кои реклами на Google довеле до регистрација или купување; овие податоци не ги користиме за персонализирање реклами.

Задржување: ги чуваме податоците за сметката додека вашата сметка е активна, а потоа ги бришеме како што е опишано погоре во „Задржување и бришење“. Фактурите и сметководствената евиденција се чуваат во роковите што ги бара словенечкото даночно и сметководствено законодавство (по правило 10 години).

Вашите права: пристап, исправка, бришење, ограничување, преносливост на податоците и приговор. Барањата испраќајте ги на privacy@smailos.com. Одговараме без непотребно одложување, а најдоцна во рок од еден месец; за сложени барања рокот може да се продолжи за уште два месеци, за што ќе ве известиме.

Повлекување на согласноста: согласноста можете да ја повлечете во секое време – за колачињата преку врската „Поставки за колачиња“ на дното на секоја страница, а за AI-функциите во вашите поставки. Повлекувањето не влијае на обработката извршена пред тоа.

Жалба: можете да поднесете жалба до Информацискиот повереник на Република Словенија (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si, или до надзорниот орган во вашата земја од ЕУ.

Давање податоци: податоците потребни за создавање сметка и обработка на плаќањата се неопходни за склучување и извршување на договорот; без нив не можеме да ја обезбедиме услугата. Сите други податоци се опционални.

Деца: SMailOS е услуга за деловни субјекти и не е наменета за лица помлади од 16 години.

Список на колачиња