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Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 1 settembre 2026

Questa informativa spiega quali dati personali tratta SMailOS, perché e quali diritti hai.

1. Titolare

Il titolare è IRSE, infrastruttura informatica e trattamento dati, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenia.

2. Dati trattati

Trattiamo dati di account e workspace, stato dell’abbonamento e pagamento, impostazioni, eventi di sicurezza e dati inseriti o collegati tramite e-mail, social, documenti, CRM e altri moduli.

3. Finalità e basi

Trattiamo i dati per eseguire il contratto, fornire funzioni, sicurezza, prevenzione abusi, supporto, fatturazione e obblighi legali. Il consenso richiesto può essere revocato per il futuro.

4. E-mail e canali collegati

L’utente controlla i permessi e il provider esterno resta la fonte originale. SMailOS può conservare cache operativa, indice, metadati e contenuti necessari entro le quote, invece di una copia permanente completa.

5. IA

Usando funzioni IA, i dati necessari possono essere trattati dal provider IA configurato secondo funzione, permessi e impostazioni.

6. Responsabili e trasferimenti

Possiamo usare fornitori contrattuali per hosting, pagamenti, comunicazioni, sicurezza e IA. Stripe tratta i dati di pagamento secondo le proprie regole. Per trasferimenti internazionali si usano garanzie adeguate quando richieste.

7. Conservazione

Conserviamo i dati finché necessari per servizio, sicurezza, fatturazione, obblighi legali e reclami. Cache e indici possono essere ruotati o eliminati in base a quote e ciclo di vita.

8. Cookie

I cookie necessari supportano sessione, sicurezza, lingua e funzionamento. Quelli opzionali sono usati solo se abilitati e con consenso appropriato.

9. Diritti e sicurezza

Ai sensi del GDPR puoi, secondo i casi, chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione e presentare reclamo all’autorità competente. Applichiamo misure tecniche e organizzative.

10. Sicurezza e changes

We usare technical e organisational safeguards including access controls e audit trails. We può aggiorna questo policy when il servizio o law changes; il attuale versione è published qui.

11. Dati utente Google e API Google Workspace

Quando un utente collega volontariamente un account Google o Gmail a SMailOS, SMailOS accede esclusivamente ai dati utente Google coperti dalle autorizzazioni OAuth espressamente concesse. In base alle autorizzazioni, ciò può includere informazioni di base dell’account Google e dati Gmail necessari alle funzioni SMailOS, inclusi contenuto e metadati dei messaggi, identificatori, etichette, bozze e altri dati necessari per visualizzare, sincronizzare, cercare, organizzare, rispondere, inviare o gestire le e-mail.

12. Come utilizziamo i dati utente Google

I dati utente Google sono utilizzati esclusivamente per fornire o migliorare funzioni SMailOS visibili che l’utente abilita o richiede espressamente. SMailOS non vende i dati utente Google e non li utilizza per pubblicità, retargeting pubblicitario, valutazione del merito creditizio o creazione di database destinati alla vendita a terzi.

13. Condivisione, trasferimento e divulgazione

SMailOS non vende i dati utente Google. I dati possono essere condivisi soltanto con fornitori di infrastruttura, hosting, sicurezza o elaborazione che operano per nostro conto e solo nella misura necessaria a fornire una funzione richiesta dall’utente. Possono inoltre essere divulgati quando richiesto dalla legge o da un procedimento legale, per sicurezza o prevenzione degli abusi o con esplicita autorizzazione dell’utente.

14. Protezione dei dati utente Google

SMailOS applica misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accesso, divulgazione, modifica, perdita o distruzione non autorizzati. I dati trasmessi tra l’utente e SMailOS sono protetti tramite HTTPS/TLS. L’accesso a sistemi di produzione, database, credenziali e token OAuth è limitato mediante autenticazione, autorizzazione e permessi server o database.

15. Conservazione, disconnessione ed eliminazione

I dati utente Google e i relativi dati memorizzati nella cache o indicizzati sono conservati solo per il tempo necessario a fornire la funzione collegata, proteggere il servizio, risolvere problemi tecnici o rispettare obblighi legali. L’utente può scollegare l’account Google da SMailOS e revocare le autorizzazioni dal proprio account Google. I dati non più necessari vengono eliminati o anonimizzati salvo obblighi legali di conservazione.

16. Intelligenza artificiale e dati Google

Quando un utente utilizza espressamente una funzione di intelligenza artificiale di SMailOS, solo i dati necessari a tale funzione possono essere elaborati da un fornitore appropriato. I dati ottenuti tramite le API Google Workspace non vengono utilizzati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati o non personalizzati di intelligenza artificiale o machine learning.

17. Google API Limited Use

L’uso e il trasferimento da parte di SMailOS delle informazioni ricevute dalle API Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services e dati utente YouTube

SMailOS utilizza YouTube API Services solo dopo che l’utente ha collegato e autorizzato esplicitamente il proprio account YouTube. In base alle funzioni abilitate e alle autorizzazioni concesse, SMailOS può accedere all’identità del canale autorizzato, ai metadati del canale e dei video, ai commenti e alle risposte e ai dati necessari per le azioni YouTube richieste dall’utente. Tali dati vengono utilizzati per sincronizzare e visualizzare i contenuti YouTube in SMailOS e per fornire funzioni avviate dall’utente come pubblicare o eliminare video, pubblicare o rispondere ai commenti e moderare o eliminare commenti. I dati utente YouTube non vengono venduti né utilizzati per pubblicità. Accesso, condivisione, protezione, conservazione, eliminazione, elaborazione AI e Limited Use sono disciplinati dalle disposizioni sui dati Google della presente Informativa sulla privacy.

Misurazione dell’utilizzo dell’IA

Per fornire funzionalità IA, applicare i limiti del piano, prevenire abusi, mantenere la sicurezza, supportare la fatturazione e pianificare la capacità, possiamo trattare informazioni sull’utilizzo dell’IA come il numero di richieste o azioni, il modello o fornitore utilizzato, il numero stimato o effettivo di token, le date e gli orari, il workspace associato e metadati tecnici. Il contenuto delle richieste e dei risultati viene trattato solo nella misura necessaria alla funzione abilitata, alla sicurezza e al servizio concordato e può essere inviato al fornitore IA configurato quando necessario per eseguire la richiesta.

Registri di utilizzo AI, crediti e acquisti

Per gestire i limiti AI, proteggere il servizio, supportare la fatturazione e fornire report di account e amministrazione della piattaforma, SMailOS registra metriche di utilizzo AI a livello di workspace, timestamp, assegnazioni di crediti, cambi di tier AppSumo e acquisti di crediti AI prepagati. I record di acquisto possono includere numero di crediti, importo, valuta e riferimento Stripe o marketplace. SMailOS non deve memorizzare i dati completi della carta. I dati sono conservati solo per il tempo necessario a servizio, contabilità, prevenzione frodi, controversie o obblighi legali. «Lifetime» non significa conservazione perpetua dei dati personali; la durata del servizio è regolata dai Termini di servizio.

Termini di utilizzo Informativa sulla privacy Contatti

Fornitori esterni di recapito e comunicazioni in uscita

Quando un cliente collega un’API esterna per la consegna email o un account social, SMailOS può trattare e trasmettere solo i dati minimi necessari all’azione richiesta, come contenuti, identificatori dei destinatari o degli account, dati di pianificazione, metadati di consegna, token OAuth o credenziali API. Le email massive non vengono consegnate tramite l’infrastruttura SMailOS; la consegna deve essere effettuata da un fornitore esterno scelto e collegato dal cliente tramite un’API HTTPS approvata. Tale fornitore tratta i dati secondo i propri termini e la propria informativa privacy.

I post social sono consegnati dalla piattaforma interessata tramite la sua API ufficiale. SMailOS può conservare metadati limitati di audit, stato ed errore necessari per mostrare i risultati, proteggere il servizio e risolvere problemi. Il cliente è responsabile di disporre di una base giuridica valida per utilizzare e trasmettere dati di destinatari e contatti e degli avvisi o consensi richiesti. SMailOS non vende liste destinatari né dati degli account collegati.

L’email massiva esterna ha un limite rigido di 30 consegne a destinatari per workspace per giorno di calendario. Un messaggio inviato a 30 destinatari conta come 30 consegne.