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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

Cette politique explique quelles données personnelles SMailOS traite, pourquoi et quels sont vos droits.

1. Responsable

Le responsable est IRSE, infrastructure informatique et traitement des données, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovénie.

2. Données traitées

Nous traitons les données du compte et du workspace, l’état d’abonnement et de paiement, les réglages, événements de sécurité et les données saisies ou connectées via e-mail, réseaux sociaux, documents, CRM et autres modules.

3. Finalités et bases juridiques

Le traitement sert à exécuter le contrat, fournir les fonctions, assurer la sécurité, prévenir les abus, fournir le support et la facturation et respecter nos obligations légales. Un consentement requis peut être retiré pour l’avenir.

4. E-mail et canaux connectés

Vous contrôlez les autorisations. Le fournisseur externe reste la source de référence. SMailOS peut conserver un cache opérationnel, un index, des métadonnées et le contenu nécessaire dans les quotas, plutôt qu’une copie permanente complète.

5. IA

Lors d’une fonction IA, les données nécessaires peuvent être traitées par le fournisseur IA configuré selon la fonction, les permissions et les réglages.

6. Sous-traitants et transferts

Nous pouvons utiliser des prestataires contractuels pour hébergement, paiement, communication, sécurité et IA. Stripe traite les données de paiement selon ses règles. Des garanties appropriées sont utilisées pour les transferts internationaux lorsque nécessaire.

7. Conservation

Les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire au service, à la sécurité, à la facturation, aux obligations légales et aux réclamations. Caches et index peuvent être renouvelés ou supprimés selon quotas et cycle de vie.

Texte : 8. Cookies

Les cookies nécessaires assurent session, sécurité, langue et fonctionnement. Les cookies facultatifs ne sont utilisés que s’ils sont activés et qu’un consentement approprié existe.

9. Droits et sécurité

Selon le RGPD, vous pouvez selon le cas demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition et saisir l’autorité compétente. Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles.

10. Sécurité et changes

We utiliser technical et organisational safeguards including access controls et audit trails. We peut mettre à jour ce policy when le service ou law changes; le actuel version est published ici.

11. Données utilisateur Google et API Google Workspace

Lorsqu’un utilisateur connecte volontairement un compte Google ou Gmail à SMailOS, SMailOS accède uniquement aux données utilisateur Google couvertes par les autorisations OAuth expressément accordées. Selon les autorisations, cela peut inclure les informations de base du compte Google et les données Gmail nécessaires aux fonctions SMailOS, notamment le contenu et les métadonnées des messages, les identifiants, libellés, brouillons et autres données nécessaires pour afficher, synchroniser, rechercher, organiser, répondre, envoyer ou gérer les e-mails.

12. Utilisation des données utilisateur Google

Les données utilisateur Google sont utilisées uniquement pour fournir ou améliorer les fonctions SMailOS visibles que l’utilisateur active ou demande explicitement. SMailOS ne vend pas les données utilisateur Google et ne les utilise pas pour la publicité, le reciblage publicitaire, l’évaluation de solvabilité ou la création de bases de données destinées à être vendues à des tiers.

13. Partage, transfert et divulgation

SMailOS ne vend pas les données utilisateur Google. Les données peuvent uniquement être partagées avec des prestataires d’infrastructure, d’hébergement, de sécurité ou de traitement agissant pour notre compte et uniquement dans la mesure nécessaire à une fonction demandée par l’utilisateur. Elles peuvent également être divulguées lorsque la loi ou une procédure judiciaire l’exige, pour des raisons de sécurité ou de prévention des abus, ou avec l’autorisation explicite de l’utilisateur.

14. Protection des données utilisateur Google

SMailOS applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre tout accès, divulgation, modification, perte ou destruction non autorisés. Les données transmises entre l’utilisateur et SMailOS sont protégées par HTTPS/TLS. L’accès aux systèmes de production, bases de données, identifiants et jetons OAuth est limité par authentification, autorisation et droits serveur ou base de données.

15. Conservation, déconnexion et suppression

Les données utilisateur Google et les données associées mises en cache ou indexées ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la fonctionnalité connectée, à la sécurité, au dépannage ou aux obligations légales. L’utilisateur peut déconnecter son compte Google de SMailOS et révoquer les autorisations depuis son compte Google. Les données devenues inutiles sont supprimées ou anonymisées sauf obligation légale de conservation.

16. Intelligence artificielle et données Google

Lorsqu’un utilisateur utilise explicitement une fonction d’intelligence artificielle de SMailOS, seules les données nécessaires à cette fonction peuvent être traitées par un prestataire approprié. Les données obtenues via les API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généraux ou non personnalisés d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique.

17. Google API Limited Use

L’utilisation et le transfert par SMailOS des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services et données utilisateur YouTube

SMailOS utilise YouTube API Services uniquement après qu’un utilisateur a explicitement connecté et autorisé son compte YouTube. Selon les fonctions activées et les autorisations accordées, SMailOS peut accéder à l’identité de la chaîne autorisée, aux métadonnées de la chaîne et des vidéos, aux commentaires et réponses ainsi qu’aux données nécessaires aux actions YouTube demandées par l’utilisateur. Ces données servent à synchroniser et afficher le contenu YouTube dans SMailOS et à fournir des fonctions initiées par l’utilisateur telles que publier ou supprimer des vidéos, publier ou répondre à des commentaires et modérer ou supprimer des commentaires. Les données utilisateur YouTube ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Leur accès, partage, protection, conservation, suppression, traitement par IA et Limited Use sont régis par les dispositions relatives aux données Google de cette Politique de confidentialité.

Mesure de l’utilisation de l’IA

Afin de fournir les fonctions IA, appliquer les limites des offres, prévenir les abus, assurer la sécurité, gérer la facturation et planifier les capacités, nous pouvons traiter des informations relatives à l’utilisation de l’IA, notamment le nombre de requêtes ou d’actions, le modèle ou fournisseur utilisé, le nombre estimé ou réel de jetons, les horodatages, le workspace concerné et des métadonnées techniques. Le contenu des requêtes et résultats n’est traité que dans la mesure nécessaire à la fonction activée, à la sécurité et au service convenu, et peut être transmis au fournisseur d’IA configuré lorsque cela est nécessaire à l’exécution de la requête.

Données d’utilisation IA, de crédits et d’achats

Pour gérer les limites IA, protéger le service, assurer la facturation et fournir des rapports de compte et d’administration de plateforme, SMailOS enregistre des métriques d’utilisation IA au niveau du workspace, des horodatages, les attributions de crédits, les changements de tier AppSumo et les achats de crédits IA prépayés. Les achats peuvent inclure le nombre de crédits, le montant, la devise et une référence Stripe ou marketplace. SMailOS n’a pas besoin de stocker les données complètes de carte bancaire. Ces données sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire pour le service, la comptabilité, la prévention de fraude, les litiges ou les obligations légales. « Lifetime » ne signifie pas conservation perpétuelle des données personnelles ; la durée du service est régie par les Conditions d’utilisation.

Conditions d’utilisation Politique de confidentialité Contact

Prestataires externes et communications sortantes

Lorsqu’un client connecte une API externe de livraison d’e-mails ou un compte social, SMailOS peut traiter et transmettre uniquement les données minimales nécessaires à l’action demandée, telles que le contenu, les identifiants de destinataire ou de compte, les données de planification, métadonnées de livraison, jetons OAuth ou identifiants API. Les e-mails de masse ne sont pas acheminés par l’infrastructure SMailOS ; ils doivent être livrés par un prestataire externe choisi et connecté par le client via une API HTTPS approuvée. Ce prestataire traite les données selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité.

Les publications sociales sont diffusées par la plateforme concernée via son API officielle. SMailOS peut conserver des métadonnées limitées d’audit, de statut et d’erreur nécessaires à l’affichage des résultats, à la sécurité et au dépannage. Le client est responsable de disposer d’une base juridique valable pour utiliser et transmettre les données de destinataires et contacts ainsi que des informations ou consentements requis. SMailOS ne vend pas les listes de destinataires ni les données des comptes connectés.

L’e-mail de masse externe est limité à 30 livraisons à des destinataires par espace de travail et par jour civil. Un message envoyé à 30 destinataires compte pour 30 livraisons.