Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist IRSE, Computerinfrastruktur und Datenverarbeitung, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slowenien.

2. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten Konto- und Workspace-Daten, Abonnement- und Zahlungsstatus, Einstellungen, Sicherheitsereignisse sowie Daten aus E-Mail, Social Media, Dokumenten, CRM und anderen Modulen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung, Bereitstellung der Funktionen, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Support, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Erforderliche Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden.

4. E-Mail und verbundene Kanäle

Sie steuern die Berechtigungen. Der externe Anbieter bleibt Datenquelle. SMailOS kann innerhalb erlaubter Quoten operativen Cache, Index, Metadaten und benötigte Inhalte statt einer dauerhaften Vollkopie speichern.

5. KI

Bei Nutzung von KI können erforderliche Daten durch den konfigurierten KI-Anbieter entsprechend Funktion, Berechtigungen und Einstellungen verarbeitet werden.

6. Auftragsverarbeiter und Übermittlungen

Wir können vertraglich gebundene Anbieter für Hosting, Zahlung, Kommunikation, Sicherheit und KI nutzen. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten nach eigenen Regeln. Für erforderliche internationale Übermittlungen werden geeignete Schutzmechanismen verwendet.

7. Speicherdauer

Daten werden so lange gespeichert, wie dies für Dienst, Sicherheit, Abrechnung, rechtliche Pflichten und Ansprüche erforderlich ist. Cache und Indizes können nach Quoten und Lebenszyklus rotiert oder gelöscht werden.

8. Cookies

Notwendige Cookies unterstützen Sitzung, Sicherheit, Sprache und Grundfunktionen. Optionale Cookies werden nur bei Aktivierung und erforderlicher Einwilligung verwendet.

9. Rechte und Sicherheit

Nach DSGVO können Sie je nach Fall Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit oder Widerspruch verlangen und sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Wir nutzen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

10. Sicherheit und changes

We verwenden technical und organisational safeguards including access controls und audit trails. We kann aktualisieren dieser policy when der Dienst oder law changes; der aktuell Version ist published hier.

11. Google-Nutzerdaten und Google Workspace APIs

Wenn ein Benutzer freiwillig ein Google- oder Gmail-Konto mit SMailOS verbindet, greift SMailOS nur auf Google-Nutzerdaten zu, die von den ausdrücklich erteilten OAuth-Berechtigungen abgedeckt sind. Je nach Berechtigung können hierzu grundlegende Google-Kontodaten sowie für SMailOS erforderliche Gmail-Daten gehören, einschließlich Nachrichteninhalten und Metadaten, Nachrichten- und Thread-IDs, Labels, Entwürfen und weiteren Daten zum Anzeigen, Synchronisieren, Suchen, Organisieren, Beantworten, Senden oder Verwalten von E-Mails.

12. Verwendung von Google-Nutzerdaten

Google-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung oder Verbesserung sichtbarer SMailOS-Funktionen verwendet, die der Benutzer aktiviert oder ausdrücklich anfordert. SMailOS verkauft keine Google-Nutzerdaten und verwendet sie nicht für Werbung, Retargeting, Bonitätsentscheidungen oder zur Erstellung von Datenbanken zum Verkauf an Dritte.

13. Weitergabe, Übertragung und Offenlegung

SMailOS verkauft keine Google-Nutzerdaten. Daten können nur an Infrastruktur-, Hosting-, Sicherheits- oder Verarbeitungsanbieter weitergegeben werden, die in unserem Auftrag handeln, und nur soweit dies für eine vom Benutzer angeforderte Funktion erforderlich ist. Eine Offenlegung kann außerdem aufgrund geltenden Rechts, eines Rechtsverfahrens, aus Sicherheitsgründen, zur Missbrauchsprävention oder mit ausdrücklicher Genehmigung des Benutzers erfolgen.

14. Schutz von Google-Nutzerdaten

SMailOS setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung, Verlust oder Zerstörung ein. Datenübertragungen zwischen Benutzer und SMailOS werden durch HTTPS/TLS geschützt. Der Zugriff auf Produktionssysteme, Datenbanken, Zugangsdaten und OAuth-Token ist durch Authentifizierung, Autorisierung sowie Server- und Datenbankberechtigungen auf erforderliche Personen und Prozesse beschränkt.

15. Aufbewahrung, Trennung und Löschung

Google-Nutzerdaten sowie zugehörige Cache- oder Indexdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung der verbundenen Funktion, für Sicherheit, Fehlerbehebung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Benutzer können ihr Google-Konto von SMailOS trennen und Berechtigungen im Google-Konto widerrufen. Nicht mehr benötigte Daten werden nach den geltenden Aufbewahrungsverfahren gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

16. Künstliche Intelligenz und Google-Daten

Wenn ein Benutzer ausdrücklich eine KI-Funktion von SMailOS verwendet, dürfen nur die für diese Funktion erforderlichen Daten durch einen geeigneten Dienstleister verarbeitet werden. Über Google Workspace APIs erhaltene Daten werden nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training allgemeiner oder nicht personalisierter KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet.

17. Google API Limited Use

Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google APIs durch SMailOS erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services und YouTube-Nutzerdaten

SMailOS verwendet YouTube API Services nur, nachdem ein Benutzer sein YouTube-Konto ausdrücklich verbunden und autorisiert hat. Abhängig von den aktivierten SMailOS-Funktionen und erteilten Berechtigungen kann SMailOS auf die Identität des autorisierten Kanals, Kanal- und Videometadaten, Kommentare und Antworten sowie auf Daten zugreifen, die für vom Benutzer angeforderte YouTube-Aktionen erforderlich sind. Diese Daten werden zur Synchronisierung und Anzeige von YouTube-Inhalten in SMailOS sowie für benutzerinitiierte Funktionen wie das Veröffentlichen oder Löschen von Videos, das Veröffentlichen oder Beantworten von Kommentaren und das Moderieren oder Löschen von Kommentaren verwendet. YouTube-Nutzerdaten werden nicht verkauft oder für Werbung verwendet. Für Zugriff, Weitergabe, Schutz, Aufbewahrung, Löschung, KI-Verarbeitung und Limited Use gelten die Google-Datenbestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie.

Messung der KI-Nutzung

Zur Bereitstellung von KI-Funktionen, Durchsetzung von Paketlimits, Missbrauchsprävention, Sicherheit, Abrechnung und Kapazitätsplanung können wir Nutzungsdaten zur KI verarbeiten, darunter die Anzahl von Anfragen oder Aktionen, das verwendete Modell oder der Anbieter, geschätzte oder tatsächliche Token-Mengen, Zeitpunkte, der zugehörige Workspace und technische Metadaten. Inhalte von Eingaben und Ergebnissen werden nur in dem Umfang verarbeitet, der für die aktivierte Funktion, Sicherheit und vereinbarte Leistung erforderlich ist, und können an den konfigurierten KI-Anbieter übermittelt werden, wenn dies zur Ausführung der Anfrage erforderlich ist.

Aufzeichnungen zu AI-Nutzung, Credits und Käufen

Zur Verwaltung von AI-Limits, zum Schutz des Dienstes, für Abrechnung sowie Konto- und Plattform-Reporting erfasst SMailOS AI-Nutzungsmetriken auf Workspace-Ebene, Zeitstempel, Credit-Zuteilungen, AppSumo-Tier-Änderungen und Käufe vorausbezahlter AI-Credits. Kaufdaten können Credit-Anzahl, Betrag, Währung und Stripe- oder Marketplace-Referenz enthalten. Vollständige Zahlungskartendaten müssen von SMailOS nicht gespeichert werden. Diese Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Buchhaltung, Betrugsprävention, Streitbeilegung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. „Lifetime“ bedeutet keine unbegrenzte Speicherung personenbezogener Daten; die Dienstdauer richtet sich nach den Nutzungsbedingungen.