Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige er IRSE, computer infrastructure and data processing, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenien. Brug SMailOS' kontaktmulighed til spørgsmål om privatliv.

2. Data, vi behandler

Vi behandler konto- og kontodata, abonnements- og betalingsstatus, indstillinger, sikkerhedshændelser samt data, som du indtaster eller tilknytter via e-mail, sociale netværk, dokumenter, CRM og andre moduler.

3. Formål og retsgrundlag

Vi behandler data for at opfylde SMailOS-aftalen og levere funktionerne, beskytte sikkerheden og forebygge misbrug, yde support og fakturering samt overholde retlige forpligtelser. Hvor der kræves samtykke, kan det trækkes tilbage med virkning for fremtiden.

4. E-mail og tilknyttede kanaler

Du styrer tilladelserne for tilknyttede e-mail- og sociale konti. Den eksterne udbyder forbliver den autoritative kilde. SMailOS kan opbevare en operationel lokal cache, et indeks, metadata og indhold, der er nødvendigt for aktiverede funktioner og tilladte kvoter, frem for en permanent fuld kopi af den eksterne konto.

5. AI-behandling

Når du bruger en AI-funktion, kan de data, der er nødvendige for anmodningen, blive behandlet af den konfigurerede AI-udbyder. Omfanget afhænger af den aktiverede funktion, tilladelser og indstillinger. Betragt ikke AI-output som ufejlbarlige fakta.

6. Databehandlere og overførsler

Vi kan bruge kontraktbundne udbydere til hosting, betalinger, kommunikation, sikkerhed og AI. Stripe behandler betalingsdata i henhold til sine egne vilkår. Hvor data overføres uden for EØS, anvendes passende retlige garantier, når det kræves.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer data, så længe det er nødvendigt af hensyn til tjenesten, sikkerheden, faktureringen, retlige forpligtelser og krav. Operationelle cacher og indekser kan blive roteret eller slettet i henhold til kvoter og livscyklusregler.

8. Cookies

Nødvendige cookies understøtter sessioner, sikkerhed, sprog og grundlæggende drift. Valgfrie analyse- eller marketingcookies bruges kun, når de er aktiveret og der er givet korrekt samtykke. Du kan senere rydde dit valg i browserens indstillinger.

9. Dine rettigheder

I henhold til GDPR kan du, afhængigt af omstændighederne, anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse, og du kan klage til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sikkerhed og ændringer

Vi bruger tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangskontrol og revisionsspor. Vi kan opdatere denne politik, når tjenesten eller lovgivningen ændres; den aktuelle version offentliggøres her.

11. Google-brugerdata og Google Workspace API'er

Når en bruger frivilligt tilknytter en Google- eller Gmail-konto til SMailOS, får SMailOS kun adgang til Google-brugerdata, der er omfattet af de OAuth-tilladelser, som brugeren udtrykkeligt har givet. Afhængigt af de givne tilladelser kan dette omfatte grundlæggende oplysninger om Google-kontoen og Gmail-data, der er nødvendige for SMailOS-funktioner, herunder beskedindhold og metadata, besked- og trådidentifikatorer, etiketter, kladder og andre data, der kræves for at vise, synkronisere, søge i, organisere, besvare, sende eller på anden måde administrere e-mail.

12. Hvordan vi bruger Google-brugerdata

Google-brugerdata bruges kun til at levere eller forbedre brugervendte SMailOS-funktioner, som brugeren ser, aktiverer eller udtrykkeligt anmoder om, f.eks. tilknytning af en Gmail-konto, synkronisering og visning af e-mail, søgning i og organisering af beskeder, forberedelse af svar, afsendelse af e-mail og administration af e-mail. SMailOS sælger ikke Google-brugerdata og bruger dem ikke til annoncering, retargeting af annoncer, vurdering af kreditværdighed eller oprettelse af databaser til salg til tredjeparter.

13. Deling, overførsel og videregivelse af Google-brugerdata

SMailOS sælger ikke Google-brugerdata. Google-brugerdata må kun deles med udbydere af infrastruktur, hosting, sikkerhed eller databehandling, der handler på vores vegne, og kun i det omfang, det er nødvendigt for at levere funktioner, som brugeren har anmodet om eller aktiveret. Sådanne udbydere må kun bruge dataene til det aftalte formål med tjenesten og skal anvende passende databeskyttelsesforanstaltninger. Data kan også videregives, når det kræves af gældende lovgivning eller retlige processer, af hensyn til sikkerhed eller forebyggelse af misbrug, eller når brugeren udtrykkeligt anmoder om eller godkender det.

14. Beskyttelse af Google-brugerdata

SMailOS anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er udformet til at beskytte Google-brugerdata mod uautoriseret adgang, videregivelse, ændring, tab eller ødelæggelse. Data, der overføres mellem brugeren og SMailOS, beskyttes via HTTPS/TLS-forbindelser. Adgang til produktionssystemer, databaser, legitimationsoplysninger og OAuth-tokens er begrænset via godkendelse, autorisation og server- eller databasetilladelser til personer eller systemprocesser, der har brug for adgang for at levere tjenesten. OAuth-legitimationsoplysninger og -tokens behandles som fortrolige oplysninger.

15. Opbevaring, afbrydelse og sletning

Google-brugerdata og relaterede cachelagrede eller indekserede data opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at levere den tilknyttede funktion, beskytte tjenesten, fejlfinde tekniske problemer eller overholde gældende retlige forpligtelser. En bruger kan afbryde en Google-konto fra SMailOS og kan tilbagekalde tidligere givne tilladelser via sin Google-konto. Når Google-brugerdata ikke længere er nødvendige for den ønskede funktion, eller der fremsættes en gyldig anmodning om sletning, slettes eller anonymiseres dataene i overensstemmelse med gældende opbevaringsprocedurer, medmindre fortsat opbevaring er påkrævet ved lov.

16. Kunstig intelligens og Google-data

Når en bruger udtrykkeligt aktiverer en AI-baseret SMailOS-funktion, må kun data, der er nødvendige for at levere den ønskede brugervendte funktion, behandles via en passende tjenesteudbyder, der handler med dette formål. Data, der er indhentet via Google Workspace API'er, bruges ikke til at udvikle, forbedre eller træne generaliserede eller ikke-personaliserede modeller for kunstig intelligens eller maskinlæring.

17. Google API Limited Use

SMailOS' brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Google API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use.
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services og YouTube-brugerdata

SMailOS bruger kun YouTube API Services, efter at en bruger udtrykkeligt har tilknyttet og godkendt en YouTube-konto. SMailOS bruger kun YouTube Data API og relaterede YouTube API Services til brugervendte funktioner, som brugeren anmoder om. Googles privatlivspolitik findes på https://policies.google.com/privacy, og YouTubes servicevilkår findes på https://www.youtube.com/t/terms. Brugere kan gennemgå eller tilbagekalde SMailOS’ adgang via Googles sikkerhedsindstillinger på https://security.google.com/settings/security/permissions. SMailOS bruger kun YouTube Data API og relaterede YouTube API Services til brugervendte funktioner, som brugeren anmoder om. Googles privatlivspolitik findes på https://policies.google.com/privacy, og YouTubes servicevilkår findes på https://www.youtube.com/t/terms. Brugere kan gennemgå eller tilbagekalde SMailOS’ adgang via Googles sikkerhedsindstillinger på https://security.google.com/settings/security/permissions. Afhængigt af de aktiverede SMailOS-funktioner og de givne tilladelser kan SMailOS få adgang til og behandle den godkendte kanalidentitet, metadata for kanaler og videoer, kommentarer og svar samt data, der er nødvendige for at udføre YouTube-handlinger, som brugeren anmoder om. Disse data bruges til at synkronisere og vise YouTube-indhold i SMailOS og til at levere brugerinitierede funktioner som udgivelse eller sletning af videoer, oprettelse af eller svar på kommentarer samt moderering eller sletning af kommentarer. YouTube-brugerdata sælges ikke og bruges ikke til annoncering. Adgang, deling, beskyttelse, opbevaring, sletning, AI-behandling og Limited Use af Google- og YouTube-data er reguleret af bestemmelserne om Google-data i denne privatlivspolitik. For YouTube Authorized Data sletter SMailOS lagrede data hurtigst muligt og senest 7 kalenderdage efter, at en bruger anmoder om sletning, sletter sin SMailOS-konto eller tilbagekalder samtykket via SMailOS’ tilbagekaldelsesmekanisme. Hvis adgangen tilbagekaldes via Googles sikkerhedsindstillinger, eller SMailOS ikke længere kan forny eller bekræfte godkendelsen, slettes de relaterede API-data hurtigst muligt og inden for den gældende frist i YouTubes politikker. Andre lagrede YouTube API-data opdateres eller slettes mindst hver 30. kalenderdag, hvor det kræves af udviklerpolitikkerne for YouTube API Services. Sletning af data fra SMailOS sletter ikke indhold, der er lagret hos YouTube; brugerne skal bruge YouTube eller en autoriseret API-klient, der understøtter sletning, for at fjerne indhold, der er lagret hos YouTube. For YouTube Authorized Data sletter SMailOS lagrede data hurtigst muligt og senest 7 kalenderdage efter, at en bruger anmoder om sletning, sletter sin SMailOS-konto eller tilbagekalder samtykket via SMailOS’ tilbagekaldelsesmekanisme. Hvis adgangen tilbagekaldes via Googles sikkerhedsindstillinger, eller SMailOS ikke længere kan forny eller bekræfte godkendelsen, slettes de relaterede API-data hurtigst muligt og inden for den gældende frist i YouTubes politikker. Andre lagrede YouTube API-data opdateres eller slettes mindst hver 30. kalenderdag, hvor det kræves af udviklerpolitikkerne for YouTube API Services. Sletning af data fra SMailOS sletter ikke indhold, der er lagret hos YouTube; brugerne skal bruge YouTube eller en autoriseret API-klient, der understøtter sletning, for at fjerne indhold, der er lagret hos YouTube.

Måling af AI-forbrug

For at levere AI-funktioner, håndhæve abonnementsgrænser, forebygge misbrug, opretholde sikkerheden, understøtte fakturering og planlægge kapacitet kan vi behandle oplysninger om AI-forbrug såsom antallet af anmodninger eller handlinger, den anvendte model eller udbyder, anslåede eller faktiske antal tokens, tidsstempler, den tilknyttede konto og tekniske metadata. Indholdet af prompter og output behandles kun i det omfang, det er nødvendigt for den aktiverede funktion, sikkerheden og den aftalte tjeneste, og kan sendes til den konfigurerede AI-udbyder, hvor det er nødvendigt for at udføre anmodningen.

Registrering af AI-forbrug, kreditter og køb

For at håndhæve AI-grænser, beskytte tjenesten, understøtte fakturering og levere rapportering om konti og platformsadministration registrerer SMailOS AI-forbrugsdata på kontoniveau, tidsstempler, tildelte kreditter, ændringer af AppSumo-niveau og køb af forudbetalte AI-kreditter. Købsregistreringer kan omfatte antal kreditter, beløb, valuta og reference fra Stripe eller markedspladsen. SMailOS har ikke behov for at gemme fulde betalingskortoplysninger. Disse registreringer opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til driften af tjenesten, regnskab, forebyggelse af svindel, håndtering af tvister eller retlige forpligtelser. Et kommercielt udtryk som ‘livstid’ betyder ikke, at personoplysninger opbevares for evigt; tjenestens varighed er reguleret af servicevilkårene.

Google-brugerdata (Gmail)

Dette afsnit blev senest opdateret den 2026-10-27.

Dette afsnit beskriver, hvordan SMailOS håndterer de data, der modtages fra Google, når du tilknytter en Gmail- eller Google Workspace-postkasse. Hvor dette afsnit er mere specifikt end andre afsnit i denne politik, gælder dette afsnit for Google-brugerdata.

Data, vi tilgår, og hvorfor

SMailOS beder Google om én tilladelse: at læse, skrive, sende og organisere e-mails i denne postkasse (Gmail-scopet gmail.modify). SMailOS bruger den kun til de funktioner, du ser i appen:

• visning af dine beskeder i SMailOS-indbakken, så du kan åbne og downloade deres vedhæftede filer;
• markering af beskeder som læst eller ulæst og synkronisering af etiketter med Gmail;
• flytning af beskeder til Spam, når du markerer dem som spam i SMailOS;
• flytning af beskeder til Gmail-papirkurven, når du sletter dem i SMailOS, og gendannelse af dem fra papirkurven;
• afsendelse af de svar, videresendelser og nye beskeder, du skriver;
• de valgfrie AI-funktioner, der er beskrevet nedenfor.

SMailOS gemmer kopier af dine beskeder og deres metadata, så indbakken fungerer hurtigt. Googles adgangstokens gemmes krypteret.

Hvem kan se denne postkasse

En personlig postkasse er kun synlig for dig og for kolleger, som du udtrykkeligt giver adgang. Kontoens ejere, administratorer og SMailOS-medarbejdere kan ikke åbne den i kraft af deres rolle. En fælles postkasse er synlig for de medlemmer af kontoen, som den er tildelt.

AI-behandling af Google-brugerdata

SMailOS tilbyder valgfrie AI-funktioner til e-mail: analyse og resuméer, svarudkast, smart søgning, registrering af uopfordrede henvendelser, CRM-indsigt og AI-agenter. Nogle af dem kører, når du starter dem, andre kører automatisk i baggrunden, for eksempel analyse af nye e-mails eller opbygning af søgeindekset.

AI-behandling af dit Gmail-indhold kræver separat samtykke. Automatisk AI (i baggrunden) kører først på en personlig postkasse, når du har tilladt det under Indstillinger → AI og Gmail-privatliv, og AI-handlinger, som du selv starter, kræver en engangsbekræftelse. Du kan til enhver tid trække dette tilbage.

AI-behandling af Gmail-indhold kører kun på Google Cloud Vertex AI i Den Europæiske Union (region europe-west3). Der sendes kun det, en opgave kræver: emnet, afsenderens navn og e-mailadresse, modtagerens e-mailadresse, om hver besked er modtaget eller sendt, dato og klokkeslæt for hver besked og en forkortet brødtekst (smart søgning bruger også Gmails korte forhåndsvisningstekst, snippet), uden citeret historik, signaturer, vedhæftede filer og hemmeligheder, der kan registreres.

Gmail-indhold sendes aldrig til andre AI-udbydere, heller ikke til en OpenAI-nøgle, som din konto har tilknyttet.

SMailOS bruger ikke Google-brugerdata til annoncering, sælger dem ikke og bruger dem ikke til at træne generaliserede AI- eller maskinlæringsmodeller. For hver overførsel til en AI-udbyder registrerer SMailOS, hvilken udbyder, model og hvilket formål der blev brugt, men ikke indholdet.

Menneskelig adgang

Ingen person hos SMailOS læser dine Gmail-data, medmindre du beder os om det og giver dit samtykke (for eksempel i en supporthenvendelse), det er nødvendigt af sikkerhedshensyn som f.eks. undersøgelse af misbrug, eller det er påkrævet for at overholde gældende lovgivning. SMailOS-medarbejdere kan ikke åbne personlige postkasser.

Tjenesteudbydere, der modtager Google-brugerdata

Google-brugerdata behandles af:

• Google Cloud (Vertex AI), region europe-west3 i Den Europæiske Union, til de AI-funktioner, der er beskrevet ovenfor;
• vores hostingudbyder Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.) (servere i Slovenien (EU)), som lagrer SMailOS-databasen og -filerne, herunder de e-mailkopier, der er beskrevet ovenfor.

Opbevaring og sletning

Når du frakobler denne postkasse, beder SMailOS straks Google om at tilbagekalde adgangen, sletter adgangstokens og stopper synkroniseringen. De gemte beskeder og alt, der er afledt af dem (AI-resuméer og -udkast, søgeindekset samt CRM-poster og notifikationer oprettet ud fra dem), slettes permanent 30 dage efter, at du har frakoblet.

Når du sletter din SMailOS-konto, frakobler SMailOS på samme måde alle personlige postkasser, du har tilknyttet. Fælles postkasser tilhører virksomhedskontoen og forbliver tilgængelige for den.

Hvis du fjerner SMailOS i din Google-konto, registrerer SMailOS det ved næste synkronisering, sletter de gemte tokens, stopper synkroniseringen og giver dig besked. De gemte data slettes derefter efter samme periode.

Så længe en postkasse er tilknyttet, slettes eller ryddes AI-kopier af dens e-mails (AI-analyser og -udkast samt den tekst, der er sendt til AI) efter 90 dage, Gmail-synkroniseringslogge slettes efter 30 dage, og revisionsloggen over AI-overførsler uden indhold slettes efter 365 dage.

Slettede data forbliver i hostingudbyderens sikkerhedskopier, indtil de udløber, normalt inden for ca. 3 måneder.

Du kan også til enhver tid fjerne SMailOS' adgang i din Google-konto (myaccount.google.com/permissions).

Sikkerhed

Data fra Google overføres via krypterede forbindelser, Googles adgangs- og opdateringstokens gemmes krypteret, adgangen inden for en konto er begrænset som beskrevet ovenfor, og kontoens ejere, administratorer og SMailOS-medarbejdere skal logge ind med flerfaktorgodkendelse.

Sletning og andre anmodninger

Du kan selv frakoble en postkasse eller slette din konto som beskrevet på siden om sletning af data. Hvis du vil anmode om sletning eller en kopi af dine data, eller hvis du ikke kan logge ind, kan du kontakte os via SMailOS' kontaktside. Sletning af data

Du kan også skrive til vores kontakt vedrørende privatliv: privacy@smailos.com

SMailOS's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google API Services User Data Policy

SMailOS' brug og overførsel af oplysninger, der modtages fra Google API'er, til andre apps vil overholde Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Hosting, lagringssted og sikkerhedskopier

Senest opdateret: 2026-10-23

SMailOS hostes af Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.), Ljubljana, Slovenien, EU. De servere, der lagrer SMailOS-databasen og -filerne, herunder kopier af e-mails, er placeret i Slovenien (EU).

Hostingudbyderen tager daglige sikkerhedskopier, som opbevares i ca. 14 dage, og månedlige sikkerhedskopier, som opbevares i mindst 3 måneder. Enkelte poster fjernes ikke fra eksisterende sikkerhedskopier, så data, som du eller vi sletter, forsvinder fra sikkerhedskopierne, efterhånden som de udløber, normalt inden for ca. 3 måneder.

E-mails, som SMailOS selv sender, for eksempel notifikationer, invitationer og bekræftelsesbeskeder, leveres via hostingudbyderens mailservere.

Kontakt vedrørende privatliv

Hvis du har spørgsmål om denne politik eller dine personoplysninger, eller hvis du vil udøve dine rettigheder, kan du skrive til: privacy@smailos.com

Oversigt i henhold til artikel 13 i GDPR

Dataansvarlig: IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovenien, Den Europæiske Union. Virksomhedsreg.nr. 7526733000, skattenr. 67183972. Spørgsmål og anmodninger om privatliv: privacy@smailos.com eller kontaktformularen på vores website.

Retsgrundlag: opfyldelse af vores kontrakt med dig (art. 6, stk. 1, litra b, i GDPR) for din konto og tjenesten; retlige forpligtelser (art. 6, stk. 1, litra c) for fakturaer og regnskab; vores legitime interesse (art. 6, stk. 1, litra f) for sikkerhed, forebyggelse af misbrug og servicebeskeder; dit samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) for valgfrie cookies, Meta Pixel og funktioner, der beder om det.

Modtagere og overførsler: databehandlerne og garantierne er beskrevet i afsnittene “Databehandlere og overførsler” og “Hosting, lagringssted og sikkerhedskopier” ovenfor. Google og Meta modtager kun data med dit samtykke. Med dit samtykke måler Google Analytics også, hvilke Google-annoncer der førte til en tilmelding eller et køb; vi bruger ikke disse data til at personliggøre annoncer.

Opbevaring: vi opbevarer kontodata, så længe din konto er aktiv, og sletter dem derefter som beskrevet i “Opbevaring og sletning” ovenfor. Fakturaer og regnskabsbilag opbevares i de perioder, som slovensk skatte- og regnskabslovgivning kræver (generelt 10 år).

Dine rettigheder: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Send anmodninger til privacy@smailos.com. Vi svarer uden unødig forsinkelse og senest inden for én måned; ved komplekse anmodninger kan fristen forlænges med yderligere to måneder, og i så fald giver vi dig besked.

Tilbagetrækning af samtykke: du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage – for cookies via linket “Cookieindstillinger” nederst på hver side og for AI-funktioner i dine indstillinger. Tilbagetrækningen påvirker ikke behandling, der er foretaget inden.

Klage: du kan indgive en klage til Republikken Sloveniens informationskommissær (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si, eller til tilsynsmyndigheden i dit EU-land.

Afgivelse af data: de data, der er nødvendige for at oprette en konto og behandle betalinger, er påkrævet for at indgå og opfylde kontrakten; uden dem kan vi ikke levere tjenesten. Alle andre data er valgfrie.

Børn: SMailOS er en tjeneste for virksomheder og er ikke beregnet til personer under 16 år.

Cookieliste