Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce

Správcem je IRSE, computer infrastructure and data processing, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovinsko. S dotazy k ochraně osobních údajů použijte kontaktní možnost SMailOS.

2. Údaje, které zpracováváme

Zpracováváme údaje o účtu a účtu společnosti, stav předplatného a plateb, nastavení, bezpečnostní události a údaje, které zadáte nebo připojíte prostřednictvím e-mailu, sociálních sítí, dokumentů, CRM a dalších modulů.

3. Účely a právní základy

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy a funkcí SMailOS, ochrany bezpečnosti a prevence zneužití, poskytování podpory a fakturace a plnění právních povinností. Pokud je vyžadován souhlas, lze jej s účinky do budoucna odvolat.

4. E-mail a připojené kanály

Oprávnění pro připojené e-mailové a sociální účty máte pod kontrolou. Zdrojem pravdivých dat zůstává externí poskytovatel. SMailOS může uchovávat provozní lokální mezipaměť, index, metadata a obsah potřebný pro zapnuté funkce a povolené kvóty, nikoli trvalou úplnou kopii externího účtu.

5. Zpracování pomocí AI

Když používáte funkci AI, mohou být údaje potřebné pro požadavek zpracovány nakonfigurovaným poskytovatelem AI. Rozsah závisí na zapnuté funkci, oprávněních a nastavení. Výstup AI nepovažujte za neomylný fakt.

6. Zpracovatelé a předávání

Pro hosting, platby, komunikaci, zabezpečení a AI můžeme využívat smluvní poskytovatele. Stripe zpracovává platební údaje podle svých vlastních podmínek. Pokud jsou údaje předávány mimo EHP, používají se v případě potřeby vhodné právní záruky.

7. Uchovávání a výmaz

Údaje uchováváme po dobu nezbytnou pro službu, zabezpečení, fakturaci, právní povinnosti a nároky. Provozní mezipaměti a indexy mohou být obměňovány nebo mazány podle kvót a pravidel životního cyklu.

8. Cookies

Nezbytné cookies podporují relace, zabezpečení, jazyk a základní provoz. Volitelné analytické nebo marketingové cookies se používají pouze tehdy, pokud jsou zapnuté a byl k nim řádně udělen souhlas. Svou volbu můžete později vymazat v nastavení prohlížeče.

9. Vaše práva

Podle GDPR můžete v závislosti na okolnostech požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost, vznést námitku a podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

10. Zabezpečení a změny

Používáme technická a organizační opatření včetně řízení přístupu a auditních záznamů. Tyto zásady můžeme aktualizovat při změně služby nebo právních předpisů; aktuální verze je zveřejněna zde.

11. Uživatelská data Google a Google Workspace API

Když uživatel dobrovolně připojí účet Google nebo Gmail k SMailOS, přistupuje SMailOS pouze k uživatelským datům Google, na která se vztahují oprávnění OAuth výslovně udělená uživatelem. V závislosti na udělených oprávněních to mohou být základní informace o účtu Google a data Gmailu potřebná pro funkce SMailOS, včetně obsahu a metadat zpráv, identifikátorů zpráv a vláken, štítků, konceptů a dalších dat nezbytných k zobrazování, synchronizaci, vyhledávání, organizaci, odpovídání, odesílání nebo jiné správě e-mailů.

12. Jak používáme uživatelská data Google

Uživatelská data Google se používají pouze k poskytování nebo zlepšování uživatelských funkcí SMailOS, které uživatel vidí, zapne nebo výslovně požaduje, například připojení účtu Gmail, synchronizace a zobrazování e-mailů, vyhledávání a organizace zpráv, příprava odpovědí, odesílání a správa e-mailů. SMailOS uživatelská data Google neprodává a nepoužívá je k reklamě, reklamnímu retargetingu, posuzování úvěruschopnosti ani k vytváření databází za účelem prodeje třetím stranám.

13. Sdílení, předávání a zpřístupnění uživatelských dat Google

SMailOS uživatelská data Google neprodává. Uživatelská data Google mohou být sdílena pouze s poskytovateli infrastruktury, hostingu, zabezpečení nebo zpracování, kteří jednají naším jménem, a pouze v rozsahu nezbytném k poskytování funkcí požadovaných nebo zapnutých uživatelem. Tito poskytovatelé mohou data používat pouze pro sjednaný účel služby a musí uplatňovat odpovídající opatření na ochranu údajů. Data mohou být zpřístupněna také tehdy, pokud to vyžadují platné právní předpisy nebo právní řízení, pro účely zabezpečení nebo prevence zneužití, nebo pokud to uživatel výslovně požaduje či povolí.

14. Ochrana uživatelských dat Google

SMailOS uplatňuje technická a organizační opatření určená k ochraně uživatelských dat Google před neoprávněným přístupem, zpřístupněním, změnou, ztrátou nebo zničením. Data přenášená mezi uživatelem a SMailOS jsou chráněna připojením HTTPS/TLS. Přístup k produkčním systémům, databázím, přihlašovacím údajům a tokenům OAuth je pomocí autentizace, autorizace a oprávnění na serveru nebo v databázi omezen na osoby nebo systémové procesy, které přístup potřebují k poskytování služby. Přihlašovací údaje a tokeny OAuth jsou považovány za důvěrné informace.

15. Uchovávání, odpojení a výmaz

Uživatelská data Google a související data v mezipaměti nebo indexu se uchovávají pouze po dobu nezbytnou k poskytování připojených funkcí, ochraně služby, řešení technických problémů nebo plnění platných právních povinností. Uživatel může účet Google od SMailOS odpojit a může odvolat dříve udělená oprávnění prostřednictvím svého účtu Google. Pokud již uživatelská data Google nejsou pro požadovanou funkci potřebná nebo je podána platná žádost o výmaz, jsou data vymazána nebo anonymizována v souladu s platnými postupy uchovávání, pokud další uchovávání nevyžaduje zákon.

16. Umělá inteligence a data Google

Když uživatel výslovně spustí funkci SMailOS využívající AI, mohou být prostřednictvím vhodného poskytovatele služeb jednajícího pro tento účel zpracována pouze data nezbytná k poskytnutí požadované uživatelské funkce. Data získaná prostřednictvím Google Workspace API se nepoužívají k vývoji, zlepšování ani trénování obecných nebo nepersonalizovaných modelů umělé inteligence či strojového učení.

17. Omezené použití Google API

Používání a předávání informací získaných z Google API ze strany SMailOS se řídí Zásadami pro uživatelská data služeb Google API, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).
Google API Services User Data Policy

18. YouTube API Services a uživatelská data YouTube

SMailOS používá YouTube API Services až poté, co uživatel výslovně připojí a autorizuje účet YouTube. SMailOS používá YouTube Data API a související YouTube API Services pouze pro uživatelské funkce, které uživatel požaduje. Zásady ochrany osobních údajů Google jsou k dispozici na https://policies.google.com/privacy a Podmínky služby YouTube na https://www.youtube.com/t/terms. Uživatelé mohou přístup SMailOS zkontrolovat nebo odvolat v nastavení zabezpečení Google na https://security.google.com/settings/security/permissions. SMailOS používá YouTube Data API a související YouTube API Services pouze pro uživatelské funkce, které uživatel požaduje. Zásady ochrany osobních údajů Google jsou k dispozici na https://policies.google.com/privacy a Podmínky služby YouTube na https://www.youtube.com/t/terms. Uživatelé mohou přístup SMailOS zkontrolovat nebo odvolat v nastavení zabezpečení Google na https://security.google.com/settings/security/permissions. V závislosti na zapnutých funkcích SMailOS a udělených oprávněních může SMailOS přistupovat k autorizované identitě kanálu, metadatům kanálu a videí, komentářům a odpovědím a k datům nezbytným k provedení akcí na YouTube požadovaných uživatelem a zpracovávat je. Tato data se používají k synchronizaci a zobrazování obsahu YouTube v SMailOS a k poskytování funkcí spouštěných uživatelem, jako je publikování nebo mazání videí, přidávání komentářů nebo odpovědí na ně a moderování nebo mazání komentářů. Uživatelská data YouTube se neprodávají ani nepoužívají k reklamě. Přístup, sdílení, ochrana, uchovávání, výmaz, zpracování pomocí AI a omezené použití dat Google a YouTube se řídí ustanoveními o datech Google v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. U autorizovaných dat YouTube (YouTube Authorized Data) SMailOS vymaže uložená data co nejdříve, nejpozději do 7 kalendářních dní poté, co uživatel požádá o výmaz, smaže účet SMailOS nebo odvolá souhlas prostřednictvím mechanismu odvolání v SMailOS. Pokud je přístup odvolán v nastavení zabezpečení Google nebo SMailOS již nemůže autorizaci obnovit či ověřit, související data API se vymažou co nejdříve, nejpozději v příslušné lhůtě stanovené zásadami YouTube. Ostatní uložená data YouTube API se obnovují nebo mažou alespoň každých 30 kalendářních dní, pokud to vyžadují Zásady pro vývojáře YouTube API Services. Smazání dat ze SMailOS nesmaže obsah uložený na YouTube; k odstranění obsahu uloženého na YouTube musí uživatelé použít YouTube nebo autorizovaného klienta API, který mazání podporuje. U autorizovaných dat YouTube (YouTube Authorized Data) SMailOS vymaže uložená data co nejdříve, nejpozději do 7 kalendářních dní poté, co uživatel požádá o výmaz, smaže účet SMailOS nebo odvolá souhlas prostřednictvím mechanismu odvolání v SMailOS. Pokud je přístup odvolán v nastavení zabezpečení Google nebo SMailOS již nemůže autorizaci obnovit či ověřit, související data API se vymažou co nejdříve, nejpozději v příslušné lhůtě stanovené zásadami YouTube. Ostatní uložená data YouTube API se obnovují nebo mažou alespoň každých 30 kalendářních dní, pokud to vyžadují Zásady pro vývojáře YouTube API Services. Smazání dat ze SMailOS nesmaže obsah uložený na YouTube; k odstranění obsahu uloženého na YouTube musí uživatelé použít YouTube nebo autorizovaného klienta API, který mazání podporuje.

Měření využití AI

Za účelem poskytování funkcí AI, uplatňování limitů tarifu, prevence zneužití, zajištění bezpečnosti, podpory fakturace a plánování kapacity můžeme zpracovávat informace o využití AI, jako je počet požadavků nebo akcí, použitý model nebo poskytovatel, odhadovaný nebo skutečný počet tokenů, časová razítka, příslušný účet společnosti a technická metadata. Obsah zadání a výstupů se zpracovává pouze v rozsahu nezbytném pro zapnutou funkci, bezpečnost a sjednanou službu a v případě potřeby k provedení požadavku může být odeslán nakonfigurovanému poskytovateli AI.

Záznamy o využití AI, kreditech a nákupech

Za účelem uplatňování limitů AI, ochrany služby, podpory fakturace a poskytování přehledů pro správu účtu a platformy zaznamenává SMailOS metriky využití AI na úrovni účtu společnosti, časová razítka, přidělení kreditů, změny úrovní AppSumo a nákupy předplacených AI kreditů. Záznamy o nákupech mohou obsahovat počet kreditů, částku, měnu a referenci Stripe nebo tržiště. SMailOS nemusí ukládat úplné údaje o platebních kartách. Tyto záznamy se uchovávají pouze po dobu nezbytnou pro provoz služby, účetnictví, prevenci podvodů, řešení sporů nebo plnění právních povinností. Obchodní označení jako „doživotní“ neznamená trvalé uchovávání osobních údajů; doba trvání služby se řídí Podmínkami služby.

Uživatelská data Google (Gmail)

Tato část byla naposledy aktualizována 2026-10-27.

Tato část popisuje, jak SMailOS zachází s daty, která obdrží od Googlu, když připojíte schránku Gmail nebo Google Workspace. Pokud je konkrétnější než jiné části těchto zásad, platí pro uživatelská data Google tato část.

Data, ke kterým přistupujeme, a proč

SMailOS žádá Google o jedno oprávnění: číst, psát, odesílat a třídit e-maily v této schránce (rozsah Gmailu gmail.modify). SMailOS ho používá pouze pro funkce, které v aplikaci vidíte:

• zobrazování vašich zpráv v Doručené poště SMailOS a možnost otevírat a stahovat jejich přílohy;
• označování zpráv jako přečtených nebo nepřečtených a synchronizaci štítků s Gmailem;
• přesouvání zpráv do spamu, když je v SMailOS označíte jako spam;
• přesouvání zpráv do koše Gmailu, když je v SMailOS smažete, a jejich obnovování z koše;
• odesílání odpovědí, přeposlaných a nových zpráv, které napíšete;
• volitelné funkce AI popsané níže.

SMailOS ukládá kopie vašich zpráv a jejich metadata, aby Doručená pošta fungovala rychle. Přístupové tokeny Google se ukládají zašifrované.

Kdo tuto schránku vidí

Osobní schránku vidíte pouze vy a kolegové, kterým k ní výslovně udělíte přístup. Vlastníci a administrátoři účtu společnosti ani pracovníci SMailOS ji nemohou otevřít na základě své role. Sdílenou schránku vidí členové účtu společnosti, kterým je přiřazena.

Zpracování uživatelských dat Google pomocí AI

SMailOS nabízí volitelné funkce AI pro e-mail: analýzy a souhrny, koncepty odpovědí, chytré vyhledávání, rozpoznávání nevyžádaného oslovení, přehledy v CRM a AI agenty. Některé z nich se spouštějí, když je spustíte vy, jiné běží automaticky na pozadí, například analýza nové pošty nebo vytváření vyhledávacího indexu.

Zpracování obsahu vašeho Gmailu pomocí AI vyžaduje samostatný souhlas. Automatická AI (na pozadí) běží na osobní schránce až poté, co ji povolíte v Nastavení → AI a ochrana soukromí Gmailu, a akce AI, které spustíte sami, vyžadují jednorázové potvrzení. Souhlas můžete kdykoli odvolat.

Zpracování obsahu Gmailu pomocí AI probíhá pouze na Google Cloud Vertex AI v Evropské unii (region europe-west3). Odesílá se pouze to, co úloha potřebuje: předmět, jméno a e-mailová adresa odesílatele, e-mailová adresa příjemce, informace, zda byla každá zpráva přijata nebo odeslána, datum a čas každé zprávy a zkrácený text zprávy (chytré vyhledávání používá také krátký náhledový text Gmailu, tzv. snippet), bez citované historie, podpisů, příloh a rozpoznatelných tajných údajů.

Obsah Gmailu se nikdy neodesílá jiným poskytovatelům AI, a to ani prostřednictvím klíče OpenAI, který připojil váš účet společnosti.

SMailOS nepoužívá uživatelská data Google k reklamě, neprodává je a nepoužívá je k trénování obecných modelů AI nebo strojového učení. U každého přenosu poskytovateli AI SMailOS zaznamenává, který poskytovatel, model a účel byly použity, nikoli však obsah.

Přístup lidí

Žádná osoba ve SMailOS nečte vaše data z Gmailu, pokud nás o to nepožádáte a nedáte k tomu souhlas (například v žádosti o podporu), pokud to není nezbytné z bezpečnostních důvodů, jako je vyšetřování zneužití, nebo pokud to nevyžadují platné právní předpisy. Pracovníci SMailOS nemohou otevírat osobní schránky.

Poskytovatelé služeb, kteří přijímají uživatelská data Google

Uživatelská data Google zpracovávají:

• Google Cloud (Vertex AI), region europe-west3 v Evropské unii, pro výše popsané funkce AI;
• náš poskytovatel hostingu Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.) (servery v Slovinsko (EU)), který uchovává databázi a soubory SMailOS, včetně výše popsaných kopií pošty.

Uchovávání a mazání

Když tuto schránku odpojíte, SMailOS okamžitě požádá Google o odvolání přístupu, smaže přístupové tokeny a zastaví synchronizaci. Uložené zprávy a vše, co z nich bylo odvozeno (souhrny a koncepty AI, vyhledávací index, záznamy v CRM a oznámení z nich vytvořená), se trvale smažou 30 dní po odpojení.

Když smažete svůj účet SMailOS, SMailOS stejným způsobem odpojí všechny osobní schránky, které jste připojili. Sdílené schránky patří účtu společnosti a zůstávají mu k dispozici.

Pokud SMailOS odeberete ve svém účtu Google, SMailOS to zjistí při další synchronizaci, smaže uložené tokeny, zastaví synchronizaci a upozorní vás. Uložená data se pak smažou po stejné době.

Dokud je schránka připojena, kopie její pošty pro AI (analýzy a koncepty AI a text odeslaný AI) se mažou nebo vymazávají po 90 dnech, protokoly synchronizace Gmailu se mažou po 30 dnech a audit přenosů AI bez obsahu po 365 dnech.

Smazaná data zůstávají v zálohách poskytovatele hostingu, dokud nevyprší jejich platnost, obvykle přibližně do 3 měsíců.

Přístup SMailOS můžete také kdykoli odebrat ve svém účtu Google (myaccount.google.com/permissions).

Zabezpečení

Data od Googlu se přenášejí šifrovaným připojením, přístupové a obnovovací tokeny Google se ukládají zašifrované, přístup v rámci účtu společnosti je omezen, jak je popsáno výše, a vlastníci a administrátoři účtu společnosti i pracovníci SMailOS se musí přihlašovat pomocí vícefázového ověření.

Smazání a další žádosti

Schránku můžete odpojit nebo svůj účet smazat sami, jak je popsáno na stránce o smazání dat. Chcete-li požádat o smazání nebo kopii svých dat, nebo pokud se nemůžete přihlásit, kontaktujte nás přes kontaktní stránku SMailOS. Smazání dat

Můžete také napsat na náš kontakt pro ochranu osobních údajů: privacy@smailos.com

SMailOS's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Zásady pro uživatelská data služeb Google API (Google API Services User Data Policy)

Používání a předávání informací, které SMailOS získá z rozhraní Google API, do jakékoli jiné aplikace bude v souladu se Zásadami pro uživatelská data služeb Google API, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Hosting, místo uložení a zálohy

Naposledy aktualizováno: 2026-10-23

SMailOS hostuje Domenca (Webtasy, spletne storitve, d.o.o.), Ljubljana, Slovinsko, EU. Servery, na kterých je uložena databáze a soubory SMailOS, včetně kopií e-mailů, se nacházejí v Slovinsko (EU).

Poskytovatel hostingu vytváří denní zálohy, které se uchovávají přibližně 14 dní, a měsíční zálohy, které se uchovávají nejméně 3 měsíců. Jednotlivé záznamy se z existujících záloh neodstraňují, takže data, která vy nebo my smažeme, zmizí ze záloh s jejich vypršením, obvykle přibližně do 3 měsíců.

E-maily, které odesílá samotný SMailOS, například oznámení, pozvánky a ověřovací zprávy, se doručují přes poštovní servery poskytovatele hostingu.

Kontakt pro ochranu osobních údajů

S dotazy k těmto zásadám nebo k vašim osobním údajům, případně pro uplatnění svých práv, pište na: privacy@smailos.com

Shrnutí podle článku 13 GDPR

Správce: IRSE, računalniška infrastruktura in obdelava podatkov, Rajmond Hočevar s.p., Novi dom 72, 1420 Trbovlje, Slovinsko, Evropská unie. IČO 7526733000, daňové číslo 67183972. Dotazy a žádosti týkající se ochrany osobních údajů: privacy@smailos.com nebo kontaktní formulář na našem webu.

Právní základy: plnění naší smlouvy s vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) pro váš účet a službu; právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c)) pro faktury a účetnictví; náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)) pro zabezpečení, prevenci zneužití a servisní zprávy; váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)) pro volitelné soubory cookie, Meta Pixel a funkce, které o něj žádají.

Příjemci a předávání: zpracovatelé a záruky jsou popsány výše v částech „Zpracovatelé a předávání“ a „Hosting, místo uložení a zálohy“. Google a Meta obdrží údaje pouze s vaším souhlasem. S vaším souhlasem Google Analytics měří také to, které reklamy Google vedly k registraci nebo nákupu; tato data nepoužíváme k personalizaci reklam.

Uchovávání: údaje o účtu uchováváme po dobu, kdy je váš účet aktivní, a poté je smažeme, jak je popsáno výše v části „Uchovávání a mazání“. Faktury a účetní záznamy uchováváme po dobu stanovenou slovinskými daňovými a účetními předpisy (zpravidla 10 let).

Vaše práva: přístup, oprava, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a námitka. Žádosti zasílejte na privacy@smailos.com. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; u složitých žádostí lze tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat.

Odvolání souhlasu: souhlas můžete kdykoli odvolat, u souborů cookie pomocí odkazu „Nastavení cookies“ v dolní části každé stránky a u funkcí AI ve svém nastavení. Odvolání nemá vliv na zpracování provedené před ním.

Stížnost: stížnost můžete podat u Informačního komisaře Republiky Slovinsko (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si, nebo u dozorového úřadu ve vaší zemi EU.

Poskytnutí údajů: údaje potřebné k vytvoření účtu a zpracování plateb jsou nezbytné k uzavření a plnění smlouvy; bez nich nemůžeme službu poskytovat. Všechny ostatní údaje jsou nepovinné.

Děti: SMailOS je služba pro firmy a není určena osobám mladším 16 let.

Seznam cookies